Навчання керування документацією

Содержание:П Л А Н   ВСТУП.......................................................................................................... 3 РОЗДІЛ І  ТЕОРЕТИЧНІ ТА ОРГАНІЗАЦІЙНІ ЗАСАДИ........................... 6 ДОКУМЕНТООБІГУ.................................................................................... 6 1.1. Удосконалення методів фіксації інформації на шляху........................... 6 становлення  документознавства.................................................................. 6 1.2.   Електронний документообіг як ознака сучасного етапу розвитку діловодства    9 РОЗДІЛ ІІ ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ НАВЧАННЯ КЕРУВАННЮ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ 13 2.1. Керування документацією як управлінська функція організації: міжнародний досвід..................................................................................................................... 13 2.2. Основні принципи навчання керуванню інформацією........................ 19 ВИСНОВОК................................................................................................ 26 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ............................................... 28  

Вступление:ВСТУП   Дослідження розвитку документознавства в Україні за останнє десятиліття засвідчує, що воно сформувалося в нашій країні як наукова дисципліна і має вже певні здобутки. Безперечно, спектр загальної документознавчої (документологічної) проблематики досить широкий і її дослідження значною мірою споріднені з напрямками спеціального документознавства. Зокрема, такі наукові розробки можуть бути пов'язані з вивченням різних видів документів, специфічних як за характером документної інформації (наприклад, картографічні), так і за способом її фіксування та відтворення (аудіовізуальні, електронні). Перспективними залишаються історичні документознавчі дослідження, зокрема історії діловодства в Україні, еволюції методів дослідження та фіксації інформації. Водночас, на межі ХХ – ХХІ століть у сфері інформації і документації в країнах Європейського Союзу набули поширення засоби керування документацією (КД), тобто життєвим циклом службових документів та всіма операціями з ними. У процесі широкого впровадження цих засобів виникла потреба у взаємодії між структурами, котрі надавали організаційну, правову, науково-методичну, техніко-технологічну, інформаційну, кадрову підтримку. Як зазначає В. Рудюк, взаємодія у рамках КД набула ознак системи: штучної (виникнення підпорядковане специфічній меті), самостійної (має власні форми і методи), складної (складається з різнорідних елементів), імовірнісної (характер поведінки зумовлюються дією політичних, економічних, наукових, правових, культурних, демографічних та інших чинників). При цьому умови виникнення, принципи формування і процес розвитку системи КД, зумовленість її поведінки і засади функціонування не було піддано документознавчому аналізу 35 с. 26-28.   Не залишилися осторонь цих процесів і Україна. У інформаційній інфраструктурі держави відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства загалом. Водночас є певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення особливостей керування документацією у практиці діловодства України. Проте слід зауважити, що наразі в Україні помітна відсутність чіткої, конструктивної і зрозумілої політики щодо документації та документаційного забезпечення управління. Вітчизняні традиції, світовий досвід засвідчують необхідність державного регулювання питань управління документацією, важливість рішення раціонального скорочення обсягів документообігу в країні. Крім того, актуальною є проблема формування державної політики у сфері методології управління документацією, що врешті-решт полягатиме у визнанні правочинства невід’ємною частиною управління. Розгляду питання управління документацією було присвячено низку публікацій вітчизняних та зарубіжних науковців, а саме: Л. Астахової, М. Ларіна, О. Мітченко, В. Савицького, А. Сокової. Актуальність теми дослідження «Навчання керування документацією» зумовлена тим, що на сьогодні відсутня фундаментальна праця, в якій було б викладено всі етапи сучасного керування документацією, а також навчання основам керування. Зокрема, існують певні "прогалини" у дослідженні окремих особливостей розвитку процесу документування та проблем, що постають перед бібліографознавством на сучасному етапі розвитку. Так, недостатньо вивченими залишаються на сьогодні питання організації навчання керуванню документацією, впровадження новітніх інформаційних технологій управління документами. Метою роботи є дослідження особливостей навчання керуванню документацією. Мета визначила завдання роботи: —   дослідити теоретичні та організаційні засади документообігу; —   охарактеризувати електронний документообіг як ознаку сучасного етапу розвитку діловодства; —   визначити основні принципи керування інформацією; Об’єкт дослідження –  процес керування документацією. Предмет дослідження – навчання керуванню документацією. Практична цінність роботи. Спостереження й результати дослідження можуть бути використані в навчальному процесі: теоретичних та спеціальних курсах з історії документознавства. Методи дослідження. Під час дослідження використовувались загальнонаукові методи: історичний, порівняльний, проблемно-хронологічний, поняттєвий та системного аналізу. Наукова новизна дослідження. Уперше в українському документознавстві досліджено особливості та проблеми керування документацією та навчання процесу керування документацією. Структура роботи: курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, бібліографії.  

Выводы:ВИСНОВОК   Документ завжди був об’єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне управління. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв’язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією. На сьогодні спостерігається постійно зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення саме управління документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою справочинства. Документи мають велике значення в управлінському процесі, оскільки є інструментами управління 38, с. 5. Вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головними аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Загалом управлінські документи становлять ядро документації установи. Водночас, характерною ознакою сьогодення є збільшення виробництва інформації в електронному вигляді. Цьому сприяє розвиток інформаційних технологій, що базуються на засобах комп'ютерної техніки та телекомунікаційного зв'язку. Вихідною позицією розвитку системи керування службовими документами стало формування наукового уявлення про систему КД як суб’єкта ринкових відносин з власними структурами, методами, технологіями, особливими взаємозв’язками, специфічними вимогами до правового й організаційного забезпечення. У побудові системи КД в Україні, як і в інших країнах далекого та близького зарубіжжя чільну роль відіграють домінуючі суспільні відносини і настрої, а також риси загальноспільнотової (загально-союзної) політики як способу організації суспільних відносин на теренах Європейського Союзу. Йдеться про поширення пріоритетів інформаційної політики (впровадження ІТ) на дотичні: промислову, культурну політику та ін., що сприяє формуванню універсальної системи КЕД. Разом з тим, у сфері справочинства необхідним є подальше вивчення можливостей застосування в Україні стандарту ІSO 15489-2001«Інформація та документація – Управління документацією». Крім того, вважаємо за необхідне здійснити перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій. Суттєвим є і виокремлення управління документацією в окрему сферу діяльності, самостійну функцію державного управління, яка потребує власного механізму державного регулювання. З огляду на вищевикладене, необхідною умовою успішного документообігу слід вважати ефективну співпрацю органів державної влади, уповноважених регламентувати суспільні (інформаційні) відносини; наукових організацій, що надають науково-методичну та експертну підтримку заходам з реалізації державної інформаційної політики; фахових і громадських об’єднань, метою діяльності котрих є формування і розвиток інформаційного суспільства; освітніх закладів, що здійснюють підготовку фахівців у сфері інформації і документації; виробників і постачальників засобів і послуг електронної інформації і документації; структур, що спеціалізуються на створенні та обробці електронної  інформації; фізичних осіб – учасників електронних документальних комунікацій. Проведене дослідження не претендує на всебічний розгляд особливостей навчання керуванню документацією. У роботі залишається ряд відкритих для подальшого дослідження питань, оскільки розглянуті аспекти названої проблеми не вичерпують усіх її сторін.  

Литература:СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ     1.                Антопольский А.Б. Системы метаданных в электронных библиотеках // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: 8-я Междунар. конф. "Крым 2001": Материалы конф. — М., 2001. — Т. 1. — С. 287-298. 2.                Антоненко І. Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією” // Архі­вознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 73 – 83. 3.                Антоненко І. Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією // Наукові праці НБУВ. – Вип. 14. – К., 2005. – С. 537 – 547. 4.                Антоненко І. Є. Міжнародний досвід методики розроблення та впровадження документаційних систем // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137 – 148. 5.                Астахова Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. – 2005. – № 2.— С. 16-19. 6.                Баркова О.В. Електронні ресурси як об'єкти універсальної електронної бібліотеки // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2004. — N 2. — С. 75-80. 7.                Баркова О.В. Модельний підхід у дослідженні технологічного забезпечення електронної бібліотеки // Реєстрація, зберігання і оброб. даних. — 2003. — Т. 5.— N 3 — С. 81-90. 8.                Баркова О.В. Питання організації фонду онлайнових документів електронної бібліотеки // Реєстрація, зберігання і оброб. даних. — 2002. — Т.4, N2 — С. 85-95. 9.                Вдовиченко Г. Г. Інформація як компонент структури відображення.// Філософські проблеми сучасного природознавства.— Вип. 24. — К., 1971. – 300 с. 10.            Гордійчук Г. Досвід впровадження і застосування електронного документообігу в джерелах комплектування Держархіву Херсонської області Херсонській облдержадміністрації та регіональному відділенні Фонду державного майна // Студії з арх. справи та документознавства. — К., 2000. —Т. 6. — С. 84-85. 11.            Електронні інформаційні ресурси бібліотек України: За результатами дослідження //Бібліотечна планета. – 2002. - №2. – С.20-21. 12.            ДСТУ 3719-2-98 Інформаційні технології. Електронний документообіг. Архітектура службових документів (ОДА) та обмінний формат. Ч. 2: Структура документа. — К.: Держстандарт України, 1999. — 187 с. 13.            Закон України "Про інформацію" №2657-ХП від 02.10.92 р. 14.            Загальна парадигма захисту інформації. Орлов П., Громико И., Носов В., Логвиненко Н., Громико Е. //Збірник "Правове, нормативне та метрологічне забезпечення систем захисту інформації в Україні. НТУУ "КПІ", 2002. — №5. — С. 84-86. 15.            Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення: ДСТУ 2737-94. – Чинний від 1995-07-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 158 с. 16.            Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94.– Чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с. 17.            Кисельова А. Використання архівних електронних ресурсів: статистика відвідувань архівного порталу України // Архіви України. – 2004. – № 1–2. – С. 158–167. 18.            Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації як об'єкт дослідження інформатики // Студії з арх. справи та документознавства. —К., 1996. — Т. 1. —С. 71-76. 19.            Кулешов С. Українське документознавство: сучасний стан та перспективи розвитку // Студії з арх. справи та документознавства. — К., 1999. — Т. 4. — С. 95-99. 20.            Кулешов С. Документознавчі аспекти трактування понять сфери електронного документування та документообігу // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. — К., 2002. —Вип. 5. — С. 37-41. 21.            Кушнаренко Н. М. Наука про документ: момент біофуркації // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Матеріали міжнар. наук.-практ. конф. —К., 25-26 трав. 2004 р.— К., 2004. — С. 9-11. 22.            Ларін М. Основні етапи розвитку діловодства в Росії // Студії з арх. справи та документознавства. — К., 1996.— Т. 1. — С. 77-84. 23.            Ларин М.В. Управление документацией теория и практика // Делопроизводитель. – 2001. – № 1.— С. 6-9. 24.            Лисенко В. Особливості електронних видань //Друкарство.—№ 4 (57) липень-серпень 2004.—C. 41-43. 25.            Малиновський Б. Відоме i невідоме в історії інформаційних технологій в Україні. – К.: Видавничий дім «Академперiодика», 2001. – 214 с. 26.            Митченко О.Ю. Применение международного стандарта ИСО 15489-2001 при создании системы управления документацией в организации // Секретарское дело. – 2004. – № 6.— С. 11-15 27.            Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (Требования международного стандарта ИСО 14489-200) //Делопроизводство. – 2005. – № 1. – С. 50 – 53. 28.            Національна електронна бібліотека України. Основні проектні рішення: Електрон. ресурс /Уклад. Л.Й.Костенко. – Засіб друку: URL: http://www.nbuv.gov.ua/library/col.html. – Заголовок з екрану. 29.            НД ТЗИ 1.1-002-99. Загальні положення по захисту інформації в комп'ютерних системах від несанкціонованого доступу. Нормативний документ ДСТЗИ СБ України. – К., 1999. 30.            Новохатський К. Документ як об'єкт інформаційних відносин у законах України: спроба огляду деяких визначень //Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. — К., 2001. — Вип. 3. — С. 361-370. 31.            Павлуша І. Електронні бібліотеки: зарубіжний досвід, питання, розробки української концепції // Бібліотечний вісник. – 1999. — №4. – С.13-23. 32.            Павлуша Т.П. Сучасні проблеми інформатизації бібліотек України: бібліотекознавчі аспекти //Бібліотека. Інформація. Суспільство: Збірка наукових праць. – К., 1998. – С.116-121. 33.            Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” від 17 жовтня 1997р. №1153 // Офіц. вісн. України. – 1997. – № 43. 34.            Про національну програму інформатизації: Закон України від 4 лютого 1998 року N 74/98-ВР. — Відомості Верховної Ради (ВВР), 1998. — N 27-28. — С.181. 35.            Рудюк В.В. Періодизація розвитку електронної документації у ФРН / Володимир Рудюк // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2005. – № 2. – С. 13–16. 36.            Рудюк В. Класифікація електронних документів ФРН / Володимир Рудюк // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2005. – № 3. – С. 26–33. 37.            Рудюк В. Критерії класифікування електронних ділових документів: сучасні тенденції та перспективні схеми / Володимир Рудюк // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2006. – № 3. – С. 54–60. 38.            Сокова А. Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Делопроизводство. – 2004. – № 4. – С. 4 – 8. 39.            Соляник А., Кушнаренко Н. Концептуальні засади викладання дисциплін документознавчого циклу // Вісн. Кн. палати. —2001. —№ 1. — С. 26. 40.            Теорія електронних видань. Навчально-методичний комплекс. Вип. 1. / Київ. нац. ун-т імені Тараса Шевченка / Укл. В. М. Лисенко. — К., 2005. — С. 25.