Документ як система

Содержание: ВСТУП 3 РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТУ 6 1.1 Аналітичний огляд літератури 6 1.2. Ґенеза документу в історичному аспекті 18 1.3. Сутність та основні характеристики документації 26 РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ДОКУМЕНТУ ЯК СИСТЕМИ 35 2.1. Поняття документу та його класифікаційні ознаки 35 2.2. Документ як система 41 2.3. Документи в управлінській сфері 55 РОЗДІЛ 3. РОЗВИТОК ДОКУМЕНТНИХ КОМУНІКАЦІЙ В УПРАВЛІНСЬКІЙ СФЕРІ 66 3.1. Сутність та зміст поняття «документна комунікація» 66 3.2. Документні потоки та масиви в управлінській сфері 76 ЗАГАЛЬНІ ВИСНОВКИ 105 СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 110 ДОДАТКИ 117

Вступление: Актуальність теми дипломної роботи. Перехід до економіки ринкового типу порушує питання про створення відповідних сучасним умовам єдиних норм і вимог до системи документаційного забезпечення управлінської діяльності. Підвищення значення економічного фактора і юридичної сили документів у керуванні робить актуальними дослідження вчених і експерименти практиків в області керування документацією, спрямовані на відхід від традиційного примата діловодства, від класичного розподілу документації “по системах” і на перехід до створення високоефективних, що використовують сучасні техніко-технологічні досягнення систем керування всім комплексом інформаційно-документаціойних ресурсів при досягненні стратегічних і оперативних цілей керування в будь-яких організаціях, особливо в державному апарату керування. Удосконалення процесів державного керування, підвищення його економічності та ефективності безпосередньо пов’язані з документаційним забезпеченням управлінської діяльності державних органів різного рівня. У сучасних умовах система державного керування в Україні висуває високі вимоги до працівників управлінського апарату через те, що всі вони без винятку працюють із документами та інформаційними базами, що потребує професійних умінь і підготовки з процесів документування управлінської інформації. Документ завжди був об’єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне керування. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв’язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією. На сьогодні накопичений значний досвід документного аналізу в різних наукових дисциплінах соціо-гуманітарного, природничо-наукового й науково-технічного напрямків. Це пов’язане з тим, що документ являє собою матеріальний об’єкт, на якому зафіксована інформація для збереження та передавання її в часі та просторі. При цьому питання, пов’язані з розглядом документу як системи, на наш погляд, вимагають більш ретельного аналізу, що обумовлює актуальність обратої теми дипломної роботи. Метою дипломної роботи є розгляд та аналіз документу як системи. Об’єктом дослідження є документ, предметом дослідження є організаційнні механізми ґенези документу як системи. Основними завданнями, які випливають з мети роботи, є: - розглянути теоретико-методологічні аспекти дослідження документу; - здійснити аналіз документу як системи; - обґрунтувати розвиток документних комунікацій в управлінській сфері. Теоретичною основою даного дипломного дослідження стало вивчення й творче переосмислення основних досягнень вітчизняної і зарубіжної науки в галузі документознавства. Методи дослідження. Дипломна робота ґрунтується на використанні загальнонаукових методів дослідження. Методологічними засадами дослідження є принципи історизму, наукової об’єктивності, системності при висвітленні історичних фактів; соціально-комунікаційно-інформаційний і діяльнісний підходи. При аналізі походження і різних значень поняття “документ” використовувалися історико-генетичний та порівняльний методи. Для вирішення конкретних завдань застосовувалися методи історіографічного і термінологічного аналізу, інтерпретації та узагальнення; бібліографічний. Джерельна база дослідження складається, переважно, з науково-дослідних праць з документалістики, інформатики, документознавства, книгознавства, бібліографознавства, бібліотекознавства, архівознавства, джерелознавства, дипломатики, археографії. Структура роботи. Дипломна робота складається з 3-х розділів, узагальнюючих висновків, списку використаних джерел та додатків. У вступі обґрунтовується актуальність теми дипломного дослідження, вказуються мета й завдання, конкретизуються методи дослідження, формулюється практичне і теоретичне значення основних положень дипломної роботи. Вирішення основних завдань дипломного дослідження, визначених їх метою, здійснено шляхом дослідження проблем, згрупованих у трьох розділах. Завершують роботу узагальнюючі висновки за результатами дослідження, список використаних джерел та додатки. Практичне значення одержаних результатів у контексті подальшого розвитку теорії докумнтознавства полягає у можливому використанні висновків дипломної роботи при виданні навчальних посібників, при навчанні студентів.

Выводы: Отже, проаналізувавши усе вищевикладене у рамках дипломної роботи, можна зробити наступні висновки: 1. Здійснивши аналітичний огляд літератури з проблематики дослідження, ми дійшли висновку, що документальна комунікація - комунікація, побудована на обміні документами між двома і більше людьми. Вона є підсистемою соціальних комунікацій. Її передавачем і одержувачем є людина, група людей або суспільство в цілому. Документальна інформація виступає засобом комунікації, яка зафіксована на матеріальному носії. Отже, документальна комунікація - це процеси або способи розповсюдження інформації в суспільстві з допомогою документів. 2. Що стосується ґенези документу в історичному аспекті, то було визначено, що на перших етапах людство використовувало природні засоби для передачі змістових повідомлень двома каналами: невербальним (несловесним) і вербальним (словесним). З винаходом друкарської машинки й початком її промислового виробництва (1867 р.) з’явився машинопис як спосіб текстового фіксування. Потреба в більш широкому поширенні інформації знайшла своє вираження в механізованому розмноженні фіксованих повідомлень. Друкований документ виготовлений за допомогою поліграфічних або інших засобів масового розмноження документів. У 1740 р. уперше був застосований механічний запис інформації для складання перфокарт, а з 1888 р. - для фіксації звуку на грамплатівках. Потреба в оперативній передачі інформації й надійному її зберіганні привела до виникнення фотографії, звукозапису й т.д., а також до використання телеграфу, фототелеграфу, факсу й т.д. Так з’явилися нові, більш доконані форми фіксування й передачі інформації. Технічними передумовами появи комп’ютера став розвиток електроніки й містобудівельної обчислювальної техніки. На сучасному етапі важко знайти галузь народного господарства, де б не використовувався ПК. 3. Більшу частину документаційного фонду установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції керування. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів. Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів керування, керування кадрами та з оцінки трудової діяльності. 4. Було з’ясовано, що поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, слугуючих об’єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві. Це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній сфері знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначнісь, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документон-комунікаційної сфери. Було визначено, що класифікують документи за напрямами діяльності, походженням, призначенням, місцем складання, ступенем оригінальності, термінами зберігання, розголошенням тощо. 5. Було доведено, що документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною. При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування. Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об’єктами. 6. Було з’ясовано, що для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – ДК 010–98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів. документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації. За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі. 7. Ґрунтуючись проведеному у третьому розділі дослідженні, маємо можливість сформулювати наукове поняття: документна комунікація – це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу. Було визначено, що документний потік (ДП) - організована безліч документів (первинних і/або вторинних), що функціонують (створюваних, розповсюджуваному й використовуваних) у соціальному середовищі. ДП визначається як змінювану безліч документів, що перебуває в русі, динаміці. ДП характеризується інтенсивністю, що виражається кількістю одиниць в одиницю часу. Було визначено, що документний масив (ДМ) - певна незмінна в часі безліч документів.ДМ характеризується кількістю одиниць (виданнь, публікацій, обліку, зберігання тощо). Було з’ясовано, що більшість науковців відзначають залежність документно - комунікаційних побудов вiд структури організації, ії складності, централізації, децентралізації. У плані організації i розуміння документних комунікацій можна акцентувати увагу на тому аспекті життєдiяльнocтi органу, що характеризується визначеними зовнішніми, соціальними, суспільними й соціокультурними особливостями. Організаційна структура забезпечує: внесення повної яcнocтi в діяльність, для того, щоб кожний знав, хто що повинен робити i хто за одержання яких результатів відповідає, усунення перешкод, що заважають нормальній комунікації, що виникають при нечіткому визначенні кола обов’язків по тій або iншiй посаді, створення сучасної комунікаційної системи для забезпечення процесу безперешкодного прийняття рішень, що відповідають вимогам, та є своєчасними. 8. Було доведено, що ефективність документних комунікацій значною мірою залежить вiд професійних вмінь службовця. Цей аспект співвідноситься з акцентами, розставленими в державних документах щодо врегулювання вимог офіційної етики державних службовців. Провівши дослідження перспектив розвитку документних комунікацій в сучасному інформаційному суспільстві, було визначено, що сучасне інформаційне середовище характеризується не просто різким кількісним збільшенням ємності (як контейнера), а глобальною інтелектуалізацією. Шукана інформація не зберігається в готовому виді, а генерується в процесі розбору відповідного розділу в базі знань. Ми з’ясували, що важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності грають сучасні системи електронного документообігу.

Литература: 1. Авдєєва І.М., Мельникова І.М. Інноваційні комунікаційні технології в роботі куратора академгрупи: Навч. посіб. - К.: ВД "Професіонал", 2007. - 304 с. 2. Бабич Н.Д. Лінгвопсихологічні основи навчання і вивчення мови. - Чернівці: Рута, 2000. - 174 с. 3. Баєв Б.Ф. Психологія внутрішнього мовлення.- К.: Рад. шк, 1966. - 242 с. 4. Бутенко Н.Ю. Комунікативні процеси у навчанні: Підручник. - К.: КНЕУ, 2004. - 384 с. 5. Быковский C. Н. Методика исторического исследования. - М., 1931. 6. Вершинин М.С. Политическая коммуникация в информационном обществе: перспективные направления исследований / М.С. Вершинин // Актуал.пробл. теории коммуникации : сб. науч. тр. – СПб. : Изд-во СПбГПУ, 2004. – C. 253 – 270. 7. Волкова Н.П. Професійно-педагогічна комунікація: Навч.посіб. - К.: ВЦ "Академія", 2006. - 255 с. 8. Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. - 256 с. 9. Выготский Л.С. Педагогическая психология. - М.: Педагогика, 1991. - 479 с. 10. Гришаева С. А. Функция PR-деятельности в научно-обоснованном управлении социально-экономическими системами / С. А. Гришаева // Наука и власть : матер. науч. конф. 26 сент. 2008. – М., 2008. – С. 43 – 45. 11. Громова Т.Н. Государственная коммуникация: теоретическая модель и региональная практика / Т. Н. Громова // Вестн. Рос. коммуникатив. ассоц. – 2002. – Вып. 1. – С. 43 – 52. 12. Даниленко Л.І. Управління загальноосвітнім навчальним закладом як відкритою соціально-педагогічною системою. - К.: ЦІППО, 2002. - 25 с. 13. Дафт Ричард Л.. Менеджмент / В... Вольский (пер.с англ.). – 2.изд. – СПб.; М.; Х.; Минск : Питер, 2002. – 829 с. 14. Дніпренко Н. К. Зміна парадигми в державному управлінні інформаційною сферою: комунікативний аспект : дис. … канд. наук з держ. упр. : 25.00.01 / Дніпренко Н. К. ; НАДУ. – К., 2005. – 168 с. 15. Зотов В. В. Информационно-комуникационный аспект управления социокультурными системами / В. В. Зотов // Упр. обществ. и экон. системами. – 2007. – № 1. – С. 8 – 11. 16. Зубенко Л.Г., Немцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навчальний посібник. – К.: ТОВ „УВПК „ЕксОб””, 2003. – 272с. 17. Илизаров Б. C. Документальный памятник науки и техники и его роль в формировании исторического самосознания общества // Памятники науки и техники, 1984: Сб. ст. - М., 1986. - C. 200. 18. Информационные системы в экономике / Под ред. проф. В.В.Дика. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 243 с. 19. Ібрагімова І. Зв’язки з громадськістю як індикатор ефективності державного управління та показник стану громадянського суспільства / І. Ібрагімова // Вісн. УАДУ. – 2003. – № 2. – С. 27 – 34. 20. Кавторева Я. Документообіг: організація та ведення. – 4-те вид., перероб і доп. – Х.: Фактор, 2003 – 184 с. 21. Карамушка Л.М. Психологія управління. - К.: Київ. міжнарод. ун-т, 2002. - 286 с. 22. Киселев А. Г. Управленческая информация в системе государственного регионального управления (Социологический аспект) : дис. ... д-ра социол. Наук : 22.00.08 / Киселев А. Г. – М., 2003. – 432 c. 23. Ковальченко И. Д. Исторический источник в свете учения об информации: (К постановке проблемы) // История СССР. - 1982. - № 3. - C. 143. 24. Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. Посіб. – К.: МАУП, 2002 – 168 с. 25. Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении. – М.: Дело, 2000. - 360 с. 26. Колосок С. В. Зв’язки з громадськістю у формуванні іміджу органів державного управління : автореф. дис. … канд. наук з держ. упр. 25.00.01 / Колосок С. В. – К., 2003. – 20 с. 27. Костюк Г.С. Навчально-виховний процес і психічний розвиток особистості. - К.: Рад. школа, 1989.- 608 с. 28. Кузнецов В.Ф. Интегрированные политические коммуникации в процессе формирования социального государства: автореф… канд. полит. наук. 23.00.02 / Кузнецов В. Ф. – М, 2002. – 25 с. 29. Кулешов C. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми / Укр. акад. інформатики. - К.: УкрІНТЕІ, 1995. - 191 c. 30. Кулешов С. Г. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10. - С. 24-27. 31. Кулешов С. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. - 278 с. 32. Кулешов С. Українське документознавство: сучасний стан та перспективи розвитку // Студії з арх. справи та документознавства. - К., 2009. - Т. 4. - С. 95-99. 33. Кушнаренко Н. Новий етап інституалізації науки про документ // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. 34. Ланглуа Ш.-В., Сеньобос Ш. Введение в изучение истории / Пер. с франц. А. Серебряковой. - СПб., 1899. - C. 13. 35. Лаппо-Данилевский А. C. Методология истории. Вып. 2: Пособие к лекциям, читанным студентам СПб. ун-та в 1910/11 году. - СПб., 1913. - C. 381-384. 36. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. – № 1. – С. 5-9. 37. Лебедева Н. Н. Влияние интернета на взаимотношения государства и общества / Н.Н. Лебедева // Государство и право. – 2004. – №10. – С. 84 – 91. 38. Леонтьев А.А. Психология общения. - Тарту: Изд-во Тарт. ун-та, 1974. - 219 с. 39. Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. – 2002. – №6. – С. 55. 40. Педагогічна майстерність: Підручник / За ред. І.А. Зязюна. - К.: Вища шк., 1997. - 324 с. 41. Пушкарев Л. Н. Классификация русских письменных источников по отечественной истории / АН СССР. Ин-т истории СССР. - М., 1975. - C. 86. 42. Рева А. В. Связи институтов власти с общественностью в системе социальных коммуникаций : дис.… канд. соц. наук 22.00.04 / Рева А.В. – Пенза, 2005. – 191 с. 43. Российская коммуникативная ассоциация – Режим доступа: www.russcomm.ru 44. Савенкова Л.О. Педагогічне спілкування: Навч. посіб. - К.: КДЕО, 1997. - 248 с. 45. Сарафанов В.И. PR как информационно-технологическое обеспечение современных организационно-управленческих систем / В. И. Сарафанов // Организац.-управленч. системы информац. о-ва: теорет. и методол. пробл. – М. : ИНИОН, 2003. – С. 139-146. 46. Серант А. Й. Зв’язки з громадськістю в системі місцевих органів влади (державно-управлінський аспект) : дис. ... канд. наук з держ. упр.: 25.00.01 / Серант А. Й. – Л., 2006. – 167 с. 47. Сисоєва С.О. Підготовка вчителя до формування творчої особистості учня. - К.: Поліграфкнига, 1996. - 406 с. 48. Слободяник М. Структура сучасного документа // Вісник Книжкової палати. 2003. – №4. – С.18-21. 49. Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 4. - С. 18-21. 50. Сокова А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Документоведение – 2004. – №4. – С. 29 – 35. 51. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. - М.: Дело, 2006. - С.5-30. 52. Социология. Основы общей теории: Уч. пособие. – М.: Аспект Пресс, 2008. – С. 119. 53. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. - 2001. - № 11. - С. 82–83. 54. Столяров Ю. Від діловодства – до документознавства, від документознавства – до документології // Вісн. Харк. держ. акад. культури. – 2004. – Вип. 14. – С. 96 – 104. 55. Столяров Ю. О новой научной дисциплине - документологии - и ее предмете // Інформаційна та культурологічна освіта на зламі тисячоліть: Матеріали міжнар. конф. до 70-річчя ХДАК / Харк. держ. акад. культури. - Х., 2009. - Ч. 2. - С. 66-71. 56. Таворкин Е. Власть и СМИ / E. Таворкин // Гос. служба. – 2005. – №2 (34). – С. 104-109. 57. Тихомиров М. Н. Источниковедение истории СССР. Т. 1. С древнейших времен до конца XVIII века: Курс источниковедения истории СССР: Учеб. для ист. фак. ун-тов и пед. ин-тов. - М., 1940. - C. 7-8. 58. Тулугоева М. С. Социальные особенности коммуникаций в государственной гражданской службе : дис. ... канд. соц. наук : 22.00.04 / Тулугоева М. С. – М., 2004. – 204 с. 59. Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознавства та бібліотечно-бібліографічних наук // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 3. - С. 22-23. 60. Харламов А. В. Социальное отчуждение и социальная коммуникация / А. В. Харламов // О-во и коммуникация. – Новосибирск, 2003. – С. 23 – 29.Банных Г. А. Реальность виртуализации государственного управления / Г. А. Банных // Науч. вестн. УАГС. – 2008. – № 2. – С. 26 – 31. – Режим доступа : vestnik.uapa.ru. 61. Хоменко М.Ф., Грабар О.В. Посібник з діловодства. Видання друге, випр. І доп. – К.: Ґенеза, 2003. – 104 с. 62. Швецова-Водка Г. Значення поняття "документ" у документаційно-інформаційних науках // Культура України: історія і сучасність: Респ. наук.-теорет. конф., 26-28 жовт. 1992 р.: Тези доп. / ХДІК. - Х., 1992. - С. 324-326. 63. Швецова-Водка Г. Співвідношення понять "документ" та "історичне джерело" // Архіви України. - 2001. - № 4-5. - С. 33-56. 64. Швецова-Водка Г. Структура документознавства і його місце серед суміжних наукових дисциплін // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. - Т. 12. 65. Швецова-Водка Г. Типологія документа: Навч. посіб. для студ. ін-тів культури. - К.: Кн. палата України, 1998. - 80 c. 66. Шмидт C. О. Источниковедение в кругу других научных дисциплин и вопросы классификации источников: (Постановка вопроса) // Актуальные проблемы источниковедения и специальных исторических дисциплин: Тез. докл. 4-й Всесоюз. конф., Днепропетровск, 31 окт.-2 нояб. 1983 г. - М., 1983. - C. 5.