Выводы: ВИСНОВКИ
Отже, проаналізувавши усе вищевикладене, можна зробити наступні висновки та узагальнення:
Документ – це матеріальний об'єкт, на якому зафіксована інформація для збереження та передавання її в часі та просторі.
Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, слугуючих об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.
Це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній сфері знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначнісь, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документо-комунікаційної сфери.
Архівна справа - це галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, політико-правові, культурологічні та техніко-економічні аспекти організації зберігання архівних документів та використання їх інформації.
Писемні історичні пам’ятки різних народів і держав, становлять, як це не парадоксально, майже повсюдно невизнане ядро культурної спадщини. Ядро – тому що саме пам’ятки писемності є знаковими цивілізаційними маркерами, якими обраховується давність тієї чи іншої культури. А невизнане – через те, що виразні мистецькі шедеври – твори живопису, скульптури – традиційно посідають незрівнянно вищі місця у системі культурних цінностей, загалом мають порівняно більшу “суспільну привабливість” і ринкову вартість, аніж рідкісні книги і документи.
Архівна система України, як і будь-якої іншої країни склалася історично. Вона має давню традицію, яка пов'язана з добо Київської Русі та Галицько-Волинської держави.
Магістральним напрямком пострадянського архівного будівництва стала демократизація національних архівних систем.
Протягом 1991-2001 років було здійснено організаційні заходи, щодо уточнення профілю архівів та їх перейменування. Колишній центральний державний архів жовтневої революції, який підпорядковувався вищим органам державної влади і управління УРСР було перейменовано на центральний державний архів вищих органів влади і управління України.
Систему архівних установ України складає сукупність архівів та архівних підрозділів, що забезпечують формування національного архівного фонду, його зберігання та ви користування відомостей, що містяться в архівних документах.
До системи Державного комітету архіву належать місцеві державні архівні установи, державний архів Автономної Республіки Крим АРК, Державні архіви областей, м. Києва і Севастополя.
Державний комітет архівів України (Держкомархів України) - спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
Архівна спадщина України відіграє велику роль у становленні національної свідомості українського народу, оскільки доносить історію, без якої неможливе майбутнє, вчить бути людяними, опираючись на досвід минулих поколінь, особливо тих, хто пережив війну.
Отже, архіви - це невід'ємна частина духовного життя будь-якого суспільства та в будь-який час. Хотілось би побажати і сучасній українській державі і надалі гідно продовжувати справу попередників по збереженню документальної спадщини, адже вони навіть у найважчі часи світової і громадянської воєн особливу увагу приділяли архівам.
Історія інформатизації архівної справи в Україні нараховує понад 10 років. Формальною точкою відліку на цьому шляху стало рішення колегії Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталога (1989). Принципове рішення щодо пофондового рівня представлення інформації про склад і зміст документів Державного архівного фонду як базового в централізованій базі даних, як показала подальша практика, виявилося правильним. Виправданим було й рішення про інформатизацію в першу чергу масиву даних, що представляли систему державних архівних установ; "позаархівна" частина ДАФ (бібліотеки і музеї) залишалася не охопленою програмою, оскільки централізований облік документальної частини їхніх фондів перебував у зародковому стані. Відсутність спеціалістів, коштів і власне комп'ютерної техніки не дозволили тоді розгорнути роботи в загальнодержавному масштабі.
Проблема безпеки архівів в усіх її вимірах здавна перебуває у центрі уваги спеціалістів. У системі загроз безпеці архівів, висунутих на порядок денний поступом цивілізації, серед інших серйозних факторів, які можна подолати за допомогою елементарних технічних засобів і достатнього фінансування архівної галузі, є й такі, що потребують спеціального розгляду.
Серйозну загрозу фактора архівних крадіжок лише зараз починають усвідомлювати в усьому світі. Не випадково архівісти були останніми у колі своїх музейних і бібліотечних колег, хто запровадив систему грошової оцінки спадщини, яку вони зберігають. Парадоксом є, з одного боку, фізична неможливість наперед провести грошову оцінку усіх документів і, з іншого, – неможливість адекватно і точно оцінити вже викрадену справу, що містить, скажімо, кілька (десятків, сотень або тисяч) документів і яка залишила по собі лише кілька рядків в архівному опису.
Настав час і нам узагальнити світовий досвід і підготувати власні рекомендації, вірніше, чіткий План дій, живий і гнучкий документ на усі випадки, на усі нестандартні ситуації, пов’язані із загрозами документам та попередженню (профілактиці) катастроф і крадіжок.
До перспективних заходів можна додати маркування унікальних та особливо цінних документів спеціальними штемпелями, голограмами, електронними чіпами та інші технологічні новації.