Розроблення і впровадження документаційних систем: міжнародний досвід

Содержание: ЗМІСТ ВСТУП 3 РОЗДІЛ І. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ РОЗРОБЛЯННЯ ТА ВПРОВАДЖУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИХ СИСТЕМ 1.1. Поняття та основні характеристики документаційних систем 5 1.2. Вимоги до розробляння та впроваджування документаційних систем 8 1.3. Методика розробляння та впроваджування документаційних систем 10 РОЗДІЛ ІІ. МІЖНАРОДНИЙ ДОСВІД РОЗРОБЛЕННЯ І ВПРОВАДЖЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИХ СИСТЕМ ТА ЇХ ВПЛИВ НА ФОРМУВАННЯ УКРАЇНСЬКИХ СТАНДАРТІВ 2.1. Досвід російських та вітчизняних науковців у сфері розроблення та впровадження документаційних систем ХХ ст. 13 2.2. Поява міжнародного стандарту ІSО 154892001 («Інформація та документація. Керування документацією») 15 2.2.1. Структурний склад ІSО 15489-2001 18 2.2.2. Вплив норм ІSО 15489-2001 на документаційну діяльність інших країн 20 2.3. Діяльність із розроблення та впровадження документаційних систем в Україні на сучасному етапі 21 2.3.1. Національний стандарт України ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» 24 2.3.2. Складові ДСТУ 4423-1:2005 та їх характеристика 26 ВИСНОВКИ 32 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 34

Вступление: ВСТУП Актуальність виконаного дослідження. Серед найактуальніших питань в умовах глобалізації інформаційного суспільства компетентно називають нормативне забезпечення керування документаційними процесами (далі – КДП). Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства. Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст. Сучасний рівень розвитку документаційної сфери потребує оперативного освоєння світового досвіду для формування системи керування документаційними процесами в Україні. Досвід створення Міжнародного стандарту ІSО 15489-2001 «Інформація та документація. Керування документацією» розкритий у статті І.Є. Антоненко 2, а також у монографії В.В. Бездрабко 5. Дослідженню вітчизняних надбань у сфері розроблення та впровадження документаційних систем присвячені праці І.Є. Антноненко 1; 3, М. Геращенко 8, В.В. Добровольської 9, Я. Юзьківа 22 та ін. Упровадженню в Україні системи керування документацією сприяє національний стандарт ДСТУ 4423-2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами», підготовлений на основі міжнародного стандарту ІSО 15489-2001 «Інформація та документація. Керування документацією». Об’єкт дослідження – керування документаційними процесами Предмет аналізу – розроблення і впровадження документаційних систем: міжнародний досвід. Мета дослідження полягає у виявлення та характеристиці особливостей розроблення і впровадження документаційних систем, зокрема вивченню міжнародного та вітчизняного досвіду в даній галузі. Досягнення поставленої мети передбачає вирішення конкретних завдань, а саме: ? з’ясувати та уточнити поняття та основні характеристики документаційних систем; ? ідентифікувати вимоги до розробляння та впроваджування документаційних систем; ? опрацювати методику розробляння та впроваджування документаційних систем; ? вивчити досвід російських та вітчизняних науковців у сфері розроблення та впровадження документаційних систем ХХ ст.; ? досліти особливості появи міжнародного стандарту ІSО 154892001 («Інформація та документація. Керування документацією»), його структурного складу та впливу на документаційну діяльність інших країн; ? проаналізувати діяльність із розроблення та впровадження документаційних систем в Україні на сучасному етапі, що передбачає дослідження Національного стандарту України ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» та його складових. Структура виконаного дослідження обумовлена його метою та завданнями і складається зі вступу, двох розділів, загальних висновків та списку використаної літератури.

Выводы: ВИСНОВКИ Отже, стратегія керування документаційними процесами базується на розроблянні та запроваджуванні політики, процедур і методики та розроблянні й впроваджуванні документаційних систем такими способами, які відповідають операційним вимогам організації та узгоджуються з вимогами її регуляторного середовища. Отже, документаційні системи мають забезпечувати створювання службових документів. Службові документи створюють, отримують та використовують у процесі ділової діяльності. В першому розділі дослідження було проаналізовано ряд вимог, що висуваються до документаційних систем та їх розроблення і впровадження. Нами було встановлено, що для розробляння та впроваджування документаційної системи безперервного функціювання суттєвим є наявність методики її розробляння та впроваджування. Основними етапами є: 1) Попереднє дослідження. 2) Аналізування ділової діяльності. 3) Встановлення вимог до службових документів. 4) Оцінювання наявних систем. 5) Визначання стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів. 6) Розробляння документаційної системи. 7) Впровадження документаційної системи. 8) Аналізування після впровадження системи. Слід зазначити, що послідовність виконання методики згідно з позиціями переліку необов'язкова. Завдання можуть виконуватися на різних етапах повторно, частково або постійно відповідно до потреб організації, вимог формального узгодження та змін в організаційному середовищі та середовищі керування документаційними процесами. У другому розділі дослідження було вивчено міжнародний досвід з питання розроблення та впровадження документаційних систем. Визначним і водночас визначальним явищем на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП – ІSО 154892001 (Іnfоrmаtіоn аnd dоcumеntаtіоn. Rеcоrds mаnаgеmеnt) («Інформація та документація. Керування документацією»). Структурно ІSО 15489-2001 складається з двох частин: частина перша – Загальні положення (керування документаційними процесами), частина друга – Практичне керівництво (з КДП). Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватних осіб, зобов'язаних створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування попередньої частини стандарту. Нами було виявлено, що після набуття чинності ІSО 15489-2001 у багатьох країнах Європи, Азії, Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли національні аналоги міжнародного узагальнюючого нормативного документа у сфері керування документацією ІSО 15489-2001. Закономірним і неминучим кроком у цьому напрямі стало студіювання ІSО 15489-2001 «Іnfоrmаtіоn аnd dоcumеntаtіоn. Rеcоrds mаnаgеmеnt», з'ясування можливостей його застосування, шляхів упровадження в Україні. Результатом тривалої розумової праці й інтелектуальних дебатів стало набуття чинності від 1 квітня 2007 р. Національного стандарту України ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» (у 2-х ч.) Вважаємо, що впровадження національного модифікованого варіанту ІSО 15489-2001 стане першим кроком адаптації інших міжнародних стандартів, що стосуються керування документаційними процесами, поліпшення організації діловодства й архівної справи в Україні.

Литература: СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 1. Антоненко І. Проект концепції впровадження в Україні норм Міжнародного стандарту ІSО 15489 «Інформація та документація. Управління документацією» / І. Антоненко // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 11. – С. 172-177. 2. Антоненко І.Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ІSО 15489-2001 «Інформація та документація. – Управління документацією» / І.Є. Антоненко // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 75-90. 3. Антоненко І.Є. Міжнародний досвід методики розроблення та впровадження документаційних систем / І.Є. Антоненко // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137-148. 4. Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Управление документацией (из зарубежного опыта) / В.Д. Банасюкевич, А.Н. Сокова / Отечественные архивы. – 1992. – № 2. – С. 100–106. 5. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституалізація та сучасний розвиток: монографія / В. Бездрабко. – К.: Четверта хвиля, 2009. – 720 с. 6. Бездрабко В.В. Образи модерної документознавчої науки і дидактики / В.В. Бездрабко // Вісн. Кн. палати. – 2008. – № 1. – С. 11-13. 7. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство: Навч. посіб / В.В. Бездрабко. – К., 2006. – 208 с. 8. Геращенко М. Вагоме надбання вітчизняного документознавства / М. Геращенко // Бібл. планета. – 2008. – № 1 (39). – С. 38-45. 9. Добровольська В.В. Вітчизняний стандарт як база формування розвитку системи керування документацією в Україні / В.В. Добровольська // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2010. – № 1. – С. 18 – 24. 10. Зусьман О.М. Документоведение Текст / О.М. Зусьман. – СПб.: СПбГУКИ, 2003. – 108 с. 11. Комова М.В. Документознавство Текст / М.В. Комова. – Львів: Тріада плюс, 2007. – 296 с. 12. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. – М.: ЮРАЙТ, 2010. – 576 с. 13. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / С.Г. Кулешов. – К., 2000. – 160 с. 14. Кушнаренко Н.Н. Документоведение Текст / Н.Н. Кушнаренко. – К.: Знання, 2008. – 464 с. 15. Національний стандарт України ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення». – К.: Держспоживстандарт України, 2007. – 28 с. 16. Національний стандарт України ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 2. Настанови (ІSО / TR 15489-2:2001, MОD)». – К.: Держспоживстандарт України, 2007. – 44 с. 17. Палеха Ю.І. Загальне документознавство Текст / Ю.І. Палеха. – К.: Ліра-К, 2009. – 436 с. 18. Плешкевич Е.А. Итоги формирования документационной науки в Украине: по материалам конференций / Е.А. Плешкевич // Науч.-техн. информ. – Сер. 1. – 2008. – № 9. – С. 34-37. 19. Слободяник М. С. Галузеве документознавство: перспективні напрями досліджень / М. С. Слободяник // Документознавство. Бібілотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики. Матеріали ІІ Міжнар. наук.-практ. конф. – К., 2005. – С. 5-8. 20. Сморжанюк Т.П. Документаційне забезпечення управління / Т.П. Сморжанюк . – К.: Вища школа, 2007. – 256 с. 21. Швецова-Водка Г.М. Документознавство: Навч. посіб / Г.М. Швецова-Водка. – К.: Знання, 2007. – 398 с. 22. Юзьків Я. Основні завдання Програми інтеграції України до Європейського Союзу в сфері стандартизації та суміжних видів діяльності / Я. Юзьків // Стандартизація, сертифікація, якість. – К., 2002. – № 3. – С. 70-77.