Концепція електронного офісу

Содержание:Вступ 3 1. Історія електронного офісу 4 2. Організація електронного офісу 7 3. Економічний ефект впровадження електронного офісу 14 Висновки 22 Список використаних джерел 23  

Вступление: Сучасне оснащення офісу сьогодні - це запорука успіху практично будь-якої компанії. Конкурентоспроможність бізнесу в наші дні напряму, перебуває в залежності від швидкості обробки документів, оперативності інформаційного обміну між структурними підрозділами компанії й контрагентами, надійності всієї інформаційної складової. Важливо абсолютно все - від швидкості доступу до Інтернету, до безвідмовної роботи принтера для роздруківки рахунків на оплату. «Електронний офіс» — це віртуальний секретар, що відповість на дзвінок, якщо Ваш телефон у цей момент зайнятий чи нема можливості відповісти на дзвінок. Він також повідомить корисну інформацію, що заздалегідь записана в пам'яті, може записати повідомлення клієнтів, прийняти й відправити факс. Його головною перевагою є те, що він інтерактивний, тобто той хто дзвонить може вибирати запропоновані їм функції шляхом натискання цифрових клавіш на телефоні, наприклад: - одержати прайс-аркуш по факсу; - одержати інформацію про наявність товару на складі; - зробити попереднє замовлення товарів або послуг; - одержати інформацію про Вашу фірму, її реквізити, порядок роботи, інформацію про реалізовану продукцію або про надавані послуги; - одержати по факсу необхідні документи, проекти договорів, інструкції, а також залишити своє голосове повідомлення й т.д.

Выводы: Таким чином, електронний офіс – це інструмент для оптимізації найбільш трудомісткий бізнес-процесів, що дозволяє працювати із внутрішньою й зовнішньою інформацією компанії в єдиному інформаційному просторі . Взаємодія систем управління документами. Вимоги до електронного повідомлення. Переваги Електронного офісу : - Функціональність: тільки найважливіші й потрібні для бізнесу функції; - Швидкість впровадження й початку роботи завдяки наявності зрозумілих інструкцій і сценаріїв роботи. За рахунок можливості використання Електронного офісу в режимі Saa , впровадження займає 2-3 дні. - Інтеграція з будь-якими обліковими системами (довідники, фінансова інформація), з усіма продуктами Microsoft Office , з будь-якими поштовими програмами, що дозволяє Електронному офісу органічно вбудовуватися в діяльність компанії, не міняючи звичного ходу роботи співробітників. - Звична робота з файлами в режимі провідника Windows; - Єдиний довідник контрагентів і синхронізація з довідником контактів в Outlook; - Робота з версіями документів, узгодження, видача доручень прямо в програмах MS Office; - Готова статистична звітність по завданнях, документам; - Безпека даних - гнучка система надання прав доступу; - Можливість оффлайн роботи з даними

Литература:  1. Балабанова Л. В., Сардак О. В. Організація праці менеджера: Підручник. — К.: ВД «Професіонал», 2007. 2. Ворошилова А. Кабинет — второе «Я» // Office. — 2004. — № 5. 3. Дмитриева Е. Переезд в новый офис: управление стихийным бедствием//Современный офис. — 2006. — № 6. 4. Коленченко А. Алгебра и гармония: этикет рабочего места и делового общения// Довідник секретаря та офіс-менеджера. — 2008. — №5. — С. 50–57. 5. Рыбченкова Т. В. Рациональная организация офисного простран-ства// Секретарь-референт. — 2007. — №5. — С. 92–95.