Організація діловодства та документообіг на підприємстві

Содержание: ВСТУП 3 РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА ТА ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ 5 1.1. Поняття та сутність документообігу 5 1.2 Реалізація документообігу на підприємствах 9 РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДІЛОВОДСТВА ТА ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПРИКЛАДІ КИЇВСЬКОГО ВІДКРИТОГО ТОВАРИСТВА «АТП «ХХХХ» 14 2.1. Організаційна структура Київського відкритого акціонерного товариства «АТП «ХХХХ» 14 2.2. Організація документообігу Київського відкритого акціонерного товариства «АТП «ХХХХ» 18 РОЗДІЛ 3. ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМИ ПОДАЛЬШОГО РОЗВИТКУ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ 29 3.1 Основні напрями оптимізації електронного документообігу на підприємстві 29 3.2. Сутність запровадження електронного архіву на основі комплексного підходу до управління інформацією Hummingbird Enterprise 35 ВИСНОВКИ 41 СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 43 ДОДАТКИ 47

Вступление: Актуальність роботи. Всі господарські операції, які відбуваються в організації, необхідно оформити відповідними документами. Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки адресату або здачі на зберігання називається документообігом. Слід зазначити, що тема організації документообігу в сучасних умовах має велику актуальність, оскільки від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-якої організації. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Правильно організований документообіг всередині організації – запорука успішної багаторічної діяльності. Крім того, чинним законодавством передбачені певні вимоги до організації документообігу, недотримання яких може призвести до несприятливих наслідків. Необхідність удосконалення процесів створення та функціонування службової документації в Україні в умовах входження українського суспільства в глобальне інформаційне середовище суттєво посилюється, воно стає можливим за рахунок розроблення теоретичного підґрунтя керування документацією у різних сферах людської діяльності. Визначенню місця і ролі діловодства і документообігу в сучасному управлінні присвячені роботи відомих документознавців А. М. Сокової, М. В.Ларіна, В. С. Мингальова, В. І. Кокорєва, А. Б. Фельзера, Н. І. Гончарової тощо. Метою курсової роботи є дослідження організації діловодства та документообігу на підприємстві. Головними завданнями курсової роботи є: ? визначити поняття та сутність документообігу; ? дослідити реалізацію документообігу на підприємствах; ? визначити організаційну структура Київського приватного акціонерного товариства «АТП «ХХХХ»; ? дослідити організацію документообігу Київського приватного акціонерного товариства «АТП «ХХХХ»; ? проаналізувати основні напрями оптимізації електронного документообігу на підприємстві; ? розглянути сутність запровадження електронного архіву на основі комплексного підходу до управління інформацією Hummingbird Enterprise. Об’єктом курсової роботи є дослідження діловодства та документообігу. Предметом курсової роботи є теоретико-методологічні та організаційно-правові засади документообігу. Методами дослідження є: системний аналіз, дослідження операцій, екстраполяції та аналогій, абстрактно-логічні, дедукції та індукції, експертних оцінок. Інформаційною базою для написання курсової роботи є нормативно-законодавча база, праці українських та зарубіжних науковців, періодичні видання, інтернет-ресурси.

Выводы: При роботі з документами щодня доводиться вирішувати великий комплекс питань, пов’язаних з реєстрацією вхідних, вихідних і внутрішніх документів, з підписанням, узгодженням, відправленням, формуванням їх у справи, визначенням термінів зберігання, передачею в архів або знищенням. Без правильної організації роботи неможливо впоратися з потоком документів, швидко знайти потрібний документ, навести по ньому довідки, а також проконтролювати його виконання або забезпечити збереження. Реалії сучасного виробництва та бізнесу диктують певні вимоги в області документаційного забезпечення управління. При існуючій змішаній системі діловодства, коли всі документопотоки в організації розосереджуються структурним підрозділам для їх обов’язкового виконання, знання в області документообігу необхідні всім. Молодому спеціалісту, вперше прийшов на роботу, крім знань і навичок складання документів необхідно мати уявлення про особливості взаємодії та руху документів на підприємстві. Керівникам, які не є, як правило, конкретними виконавцями оформлення документів, важливо знати не тільки структуру самого документа, а й мати уявлення, за допомогою видання якого документа і як можна вирішити ту чи іншу адміністративну ситуацію. У зв’язку з впровадженням у діловодство нових технологій дуже важливі знання про організацію безпаперового діловодства, організація якого вимагає не тільки застосування сучасних технічних засобів (комп’ютерів, комп’ютерних мереж і програм), придбання додаткових знань про створення, використанні, зберіганні документів на машинних носіях. Найголовніше – це вироблення принципово нових підходів до організації документознавства, підвищення загальної культури і вироблення загальних моральних норм роботи в колективній мережі. ВАТ «АТП «ХХХХ» є автотранспортним товариством, до функціональних обов’язків якого входить організація перевезення пасажирів, а також вантажів підприємств і організацій як в межах України, так і за кордоном. Київське відкрите акціонерне товариство «АТП «ХХХХ» в роботі спирається на Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98). Він використовується в ході збирання та обробки документів за відповідними уніфікованими формами згідно з чинним законодавством, на базі якого створено Класифікатор управлінських форм документів. Оптимізація документообігу на підприємстві – його базове завдання. Досліджуючи роботу з документами та використання Класифікатора управлінських форм документів у Київському ВАТ «АТП «ХХХХ», було виявлено ряд недоліків. На підставі цього окреслено можливі шляхи щодо їх ліквідації та вдосконалення діяльності підприємства. Запровадження електронного архіву є комплексним рішенням щодо проблеми організації і наповнення його необхідними документами. Це дозволить також забезпечити їхнє належне збереження та мобільність доступу. Електронний архів допоможе також у ефективному вирішенні завдань поточного збереження документів, у тому числі, забезпеченні швидкого доступу до інформації і можливості її паралельного використання одразу декількома працівниками. Це також універсалізує процедуру отримання співробітниками електронної копії відповідного документу (паперовий оригінал якого зберігається в архіві централізованої служби та по закінченні терміну зберігання передається в централізований архів установи). Наведена схема суттєво зменшить можливість втрати документів, а також дозволить значно інтенсифікувати роботу із пошуку документації. Окремим напрямом оптимізації управлінських процесів на підприємстві є запровадження електронного архіву на основі Hummingbird

Литература: 1. Авер’янова Є. Усе про кадрове діловодство : метод. посібник / Є. Авер’янова, О. Антонова, В. Бабак, В. Василенко, О. Голоктіонова. − Д. : Баланс-Клуб, 2009. – 128 с. 2. Агарков А. П. Экономика и управление на предприятии : учебник для бакалавров / А. П. Агарков, Р. С. Голов, В. Ю. Теплышев и др.; под ред. д.э.н., проф. А. П. Агаркова. − М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2013. − 400 с. 3. Асеев Г. Г. Электронный документооборот : учебник / Г. Г. Асеев. – К. : Кондор, 2007. – 500 с. 4. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство / В. В. Бездрабко. − К., 2006. − 207 с. 5. Бездрабко В. В. Мітяєв і становлення документознавства / В. В. Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2008. – № 1. – С. 8−21. 6. Бездрабко В. В. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток : монографія / В. В. Бездрабко ; Київ. нац. ун-т ім. Тараса Шевченка. – К. : Четверта хвиля, 2009. − 716 с. 7. Бєлоусова І. О. Основні етапи розвитку документознавства / І. О. Бєлоусова // Актуальні питання документознавства: Історія та сьогодення : матеріали І регіональної науково-практичної конференції. – Луганськ : Альма-матер. – 2008. – С. 10−13. 8. Берновский, Ю. Н. Основы идентификации продукции и документов : учеб. пособие для студентов вузов / Ю. Н. Берновский. − М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012. 9. Беспянська Г. В. Раціоналізація документообігу на підприємстві / Г. В. Беспянська // Секретар-референт. – № 10. – 2007. – С. 21−25. 10. Білоус Н. Деякі питання теорії та практики збереження документних ресурсів Текст / Н. Білоус // Вісн. Книжк. палати. – 2010. – № 1. – С. 28–32. 11. Быкова Т. А. Делопроизводство : учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина ; Под общ. ред. Т. А. Быковой. − 3-e изд., перераб. и доп. − М. : ИНФРА-М, 2012. 12. Васильева И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент : учебное пособие / И. Н. Васильева, Э. В. Островский, И. Ю. Юртаев. − 3-e изд. − М. : Вузовский учебник, 2009. − 320 с. 13. Вороная Н. М. Зберігання документів на підприємстві / Н. М. Вороная, О. П. Уварова // Податки та бухгалтерський облік. Спеціальний випуск. − 2007. − № 9. − C. 4−111. 14. Гончарова Н. І. Документаційне забезпечення менеджменту : навчальний посібник / Н. І. Гончарова. – К. : Центр навчальної літератури, 2006. – 260 с. 15. Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления : учебник для студентов вузов / А. С. Гринберг и др. − М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012. 16. Гугуева Т. А. Конфиденциальное делопроизводство : учебное пособие / Т. А. Гугуева. − М. : Альфа-М: НИЦ Инфра-М, 2012. – 192 с. 17. Гущина И. А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме : учебное пособие / И. А. Гущина, Н. А. Зайцева. − М. : Альфа-М: ИНФРА-М, 2009. − 240 с. 18. Демушкин А. С. Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов; под общ. ред. Н. Н. Куняева. − М. : Логос, 2011. – 452 с. 19. Загорецька О. М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині XX – на початку XXI століття: дис. канд. іст. наук: 07.00.10 / О. М. Загорецька ; Держ. ком. арх. України; Укр. НДІ арх. справи та документознавства – К., 2005. – 194 с. 20. Заика И. Т. Документирование системы менеджмента качества : учеб. пособ. / И. Т. Заика, Н. И. Гительсон. – М. : КНОРУС, 2010. – 192 с. 21. Інформаційні технології і системи в документознавчій сфері Текст : матеріали I міжнар. наук.-практ. конф., 30 березня-1 квітня 2011 р. / Донец. нац. ун-т та ін. ; ред. кол.: В. М. Андрієнко (голова) та ін.. − Донецьк : Юго-Восток, 2011. − 216 с. 22. Корнеев И. К. Управление документами : учебник / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. − М. : ИНФРА-М, 2009. – 300 с. 23. Кулешов С. Г. Основні результати дослідження уніфікації галузевої документації в Україні / С. Г. Кулешов, В. Ф. Бойко // Науково-практичний журнал «Архіви України». − № 6. − 2013. – С. 71−85. 24. Куняев Н. Н. Куняев, Н. Н. Документоведение : учебник / Н. Н. Куняев, Д. Н. Уралов, А. Г. Фабричнов; под ред. проф. Н. Н. Куняева. − М. : Логос, 2012. – 353 с. 25. Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности : учебное пособие / Н. П. Крюкова. − М. : ИНФРА-М, 2013. 26. Національний стандарт України ДСТУ 2732 : 2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». – Чинний від 01.07.2005. – К. : Держспоживстандарт, 2005. – 32 с. 27. Палеха Ю. І. Класифікація управлінських документів в організації / Ю. І. Палеха // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство : міжвід. наук. зб. – 2007. – Вип. 9. – С. 100−109. 28. Палеха Ю. І. Організація загального діловодства : навч. посіб. для студ. ВНЗ / Ю. І. Палеха, Н. О. Леміш. – К. : Ліра-К, 2009. – 458 с. 29. Птіцина Л. А. Оптимізація документообігу підприємств для прийняття управлінських рішень / Л. А. Птіцина // Економічний простір. – № 37. – 2010. – С. 241−247. 30. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем / Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2007. – № 6. – С. 38–44. 31. Райченко А. В. Административный менеджмент : учебник / А. В. Райченко ; Институт экономики и финансов «Синергия». − М. : ИНФРА-М, 2011. − 416 с. 32. Столяров Ю. Н. Документ как информация специфического назначения / Ю. Н. Столяров // Научно-техническая информация. Сер.1. – 2011. – № 11. – С. 2–5. 33. Шаврин А. В. Шаблоны документов для управления проектами / А. С. Кутузов, А. Н. Павлов, А. В. Шаврин и др. − 2-е изд., испр. − М. : БИНОМ. Лаборатория знаний, 2012. − 159 с. 34. Швецова-Водка Г. М. Термінологічні аспекти документальної комунікації / Г. М. Швецова-Водка // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики : матеріали VII Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25-27 трав. 2010 р. / Нац. акад. керів. кадрів культури і мистецтв, Ін-т держ. упр. та інформ. діяльності. – К., 2010. – С. 77–79. 35. Шустрова К. В. Нормативно-правове регулювання термінів діловодства в діяльності суб’єктів господарювання / К. В. Шустрова // Право і державне управління. – 2011. – № 1. – С. 16–20. 36. Офіційний сайт Hummingbird Enterprise Электронный ресурс − Режим доступа: http://www.hummingbirdcomp.com/.