Історія виникнення, становлення та перспективи розвитку документознавства в Україні

Содержание:ВСТУП 3 РОЗДІЛ 1. ІСТОРІЯ ВИНИКНЕННЯ ДІЛОВОДСТАВА 4 1.1. Історія виникнення документів на Україні 4 1.2. Походження документів 10 Висновки 12 РОЗДІЛ 2. СТАНОВЛЕННЯ СУЧАСНОГО СТАНУ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА 14 2.1. Сутність та види документів 14 2.2. Організація документообігу на підприємствах 25 Висновки 38 РОЗДІЛ 3. ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА В УКРАЇНІ 40 Висновок 44 ВИСНОВКИ 45 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 47

Вступление: Управління будь-яким об'єктом (галуззю, підприємством, підрозділом тощо) - це процес отримання, опрацювання і передачі інформації. Під інформацією розуміють відомості про навколишній світ і про процеси, які відбуваються в ньому, та їх сприйняття людиною або спеціальними приладами. З точки зору змісту або сфери діяльності, у якій використовується інформація, її умовно поділяють на управлінську, наукову, технічну, медичну тощо. Управлінська інформація - це інформація, якою послуговуються заклади, організації, підприємства з метою управління відповідними об'єктами. Управлінська інформація повинна бути повною, оперативною, достовірною. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути необхідним і достатнім для прийняття управлінських рішень. Брак інформації призводить до прийняття хибних рішень або знижує їх обгрунтованість, надлишок інформації, наслідком якого є збільшення обсягу повідомлення без підвищення його інформативності, пов'язаний з додатковими витратами праці і часу робітників-управлінців. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі й опрацювання стан об'єкта, до якого вона відноситься, не змінився. Достовірність інформації визначається ступенем відповідності її змісту об'єктивного стану речей та явищ. Зростання масштабів виробництва, науково-технічний прогрес, збільшення кількості господарчих одиниць і зв'язків між ними, вироблених товарів та швидкість змін економічної, технічної і соціальної ситуації приводять до зростання обсягів інформації, необхідної для ефективного управління об'єктами промисловості. Метою даної роботи є вивчення особливостей сучасного документознавства та документообороту.

Выводы: Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух документів, їхнє зберігання та використання. Документообіг - це рух документів в установі з моменту їхнього створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Обсяг документообігу - це кількість документів, яка проходить через установу протягом року. Документообіг в установах здійснюється у вигляді потоків документів, що рухаються між пунктами обробки інформації (керівник, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки документів (канцелярія, копіювально-розмножувальна служба та ін.). Діловий документ - це документ, створений організацією, або посадовою особою та оформлений у відповідному порядку. Визначають три основні потоки документів: • вхідні (документи, що надсилаються до установи); • вихідні (документи, що створюються в установі і надсилають ся в інші організації); • внутрішні (документи, що створюються в установі і не виходять за її межі). Однією з важливих умов раціонального руху документів в установі є чіткий розподіл функцій між виконавцями в установі. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів та посадових осіб, а також позитивно впливає на процес управління в цілому. Управлінська інформація має дуже великі обсяги і тому її буде дуже важко та дуже довго обробляти. Саме з цієї причини без засобів обчислювальної техніки, без спеціальних програм жоден менеджер не зможе вчасно зібрати всю необхідну інформацію у повному обсязі, проаналізувати всю необхідну інформацію та прийняти правильні, вчасні рішення. У роботі запропоновані шляхи підвищення ефективності діяльності офісу підприємства за рахунок автоматизації документопотоків. Типова картина для багатьох фірм: зростання виробництва, диференціація торгових точок, збільшення кількості контрагентів. Як результат - робота з документами, що ґрунтується на використанні електронної пошти та файловому обміні, вже не влаштовує. Створення нового підрозділу фірми щодо роботи з корпоративними клієнтами, збільшення кількості працівників фірми потребує автоматизації інформаційної підтримки управління. До того ж аналітична інформація, що отримується від облікової бухгалтерської системи, не дає повної картини для прийняття ефективних управлінських рішень. Для використання на підприємстві запропонована система автоматизації Nebesa Business System (компанія "Небеса", м. Київ) для середніх і великих підприємств - добрий вибір. Вона забезпечує: корпоративний документообіг, логістику, управління договорами і персоналом, бухгалтерію та фінансовий аналіз.

Литература:1. Зубенко Л.Г., Немцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навчальний посібник. – К.: ТОВ „УВПК „ЕксОб””, 2003 – 272с. 2. Кавторева Я. Документообіг: організація та ведення. – 4-те вид., перероб і доп. – Х.: Фактор, 2003 – 184 с. 3. Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. Посіб. – К.: МАУП, 2002 – 168 с. 4. Хоменко М.Ф., Грабар О.В. Посібник з діловодства. Видання друге, випр. І доп. – К.: Ґенеза, 2003. – 104 с. 5. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на базе микро-ЭВМ.- М.:Финансы и статистика,1987. - 109с. 6. Альтхаус Мартин ЕXСЕL. Секреты и советы. — М.: БИНОМ, 2000. – 342с. 7. Бакаев А.А. Информационные технологии в исследованиях экономических систем. – К.: «А.С.К.», 1997, - 235 с. 8. Бенько М.М., Голосова С.Г. Автоматизація бухгалтерського обліку. – К.: «А.С.К.», 2000, - 342 с. 9. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем К.: КНЕУ, - 2000. – 189 с. 10. Великий А.П. Інформатизація та ринкові перетворення в економіці. – К.: «Експерт-Про», 1998, - 242 с. 11. Журнал: КОМПЬЮТЕРЫ + ПРОГРАММЫ (Автоматизация бизнеса) 2002-2004 рр. (м. Київ, видається раз на тиждень) 12. Завгородний А.Г. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля, анализа и аудита. – К.: А.С.К., 1998. – 155 с. 13. Информационные системы в экономике / Под ред. проф. В.В.Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996. – 243 с. 14. Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении. 2000, - 360 с. 15. Колесник А. П. Компьютерные системы в управлении финансами. — М.: Финансы и статистика, 1994. — 312 с. 16. Кузьмінський А.М., Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу господарської діяльності.: Підручник, - К. 1993 – 422 с. 17. Пінчук Н.С., Галузинський Г.Н., Орленко Н.С. Інформаційні системи і технології в маркетингу. – К.: КНЕУ - 2001 р. – 328 с. 18. Подольский В.И., Дик В.В., Уринцов А.И. Информационные системы бухгалтерского учета. – М: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 320 с. 19. Пономаренко В.С., Бутова Р.К., Журавльова І.В., Назарова Г.Н., Павленко Л.А., Пушкар О.І. Інформаційні системи і технології в економіці.- К.: видавничий центр "Академія", 2002, 456 с. 20. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу.: Підручник, - К.:КНЕУ, 2000. – 345 с. 21. Ситник В.Ф. та інші “Основи інформаційних систем”. Київ. - 2001. – 288 с. 22. Твердохліб М.Т. Інформаційне забезпечення менеджменту. – К.КНЕУ: - 2001 р. – 208 с. 23. Чистов Д.В. Основы компьютерной бухгалтерии. – М.: «Компьютер-пресс», 1998, 202 с.