Вступление:Актуальність дослідження обумовлена вирішенням завдання переведення економіки країни на шлях стабільного та динамічного розвитку, що зумовлює внесення змін у механізм формування й реалізації програми керування документаційними процесами в сфері малого бізнесу.
Розвиток малого підприємництва є важливою складовою державної політики в більшості країн світу. Сектор малого бізнесу поряд з економічним ефектом здійснює вирішальний вплив на зайнятість і добробут громадян, а також динаміку інноваційного розвитку економіки. Крім того, саме розвиток малого бізнесу є базою формування середнього класу, який є основою суспільства економічно розвинених країн. Для держави значення малого бізнесу визначає одне з пріоритетних завдань державної політики – розширення цього сектора економіки. Впливаючи на структуру економіки, саме малі підприємства розширюють свободу ринкового вибору, у механізмі їх господарювання переважають раціональні форми управління, що прискорюють реалізацію нових бізнес-ідей.
Під малим підприємництвом розуміється не тільки цілеспрямована підприємницька діяльність фізичної чи юридичної особи, що пов’язана з підвищеним ризиком, заснована на використанні інноваційної ідеї, основною метою якої є максимізація прибутку за рахунок виробництва й продажу товарів, виконання різних робіт і надання різноманітних послуг, з обов’язковим дотриманням норм законодавства, а також відповідність критеріям віднесення до малого підприємництва 58.
До основних переваг малого бізнесу належать:
? близькість до клієнта. Малі підприємства, на відміну від підприємств великого бізнесу, практично завжди знаходяться в тісному контакті з клієнтом, майже в повсякденному. Це дає змогу найбільш швидко адаптуватися підприємствам та проявити гнучкість залежно від бажань клієнтів, і, як результат, вони можуть домогтися того, що саме їх продукції споживач у підсумку надасть свою перевагу;
? здатність постійно змінюватися й адаптуватися. У процесі здійснення своєї діяльності підприємствам малого бізнесу доводиться постійно боротися за виживання, тому що існує велика ймовірність витіснення з боку великих і середніх підприємств. Вони, окрім того, сильно залежать від своєї клієнтури і постачальників, тому змушені постійно шукати різні нові способи зниження витрат;
? низькі накладні витрати. Є фактом те, що в традиційній організації в процесі її розширення кола управлінських завдань, які необхідно вирішувати в найкоротші терміни, постійно зростають. Разом із цим спостерігається і зростання питомих накладних витрат на постійно зростаючий апарат адміністрації. невеликі компанії, які позбавлені внутрішньої бюрократії, можуть тримати ці витрати на відносно низькому рівні;
? використання «малих ніш». Усе більше зростає в процесі насичення ринків збуту необхідність пошуку нових товарних ніш. Дрібні підприємства, порівняно з великими підприємствами, які переважно женуться за збільшенням масштабу діяльності, навпаки, бачать необхідність у пошуку мікроніш. Вони, працюючи на першому етапі з мінімальним прибутком, нерідко результатом діяльності отримують розширення ніші, яка з часом може стати новим великим джерелом прибутку;
? інноваційний потенціал. Підприємства малого бізнесу мають необхідність постійно адаптуватися до змін у бізнес-середовищі, технологіях виробництва, а також у потребах покупців. Ними часто керують підприємці, які виступають у своїй сфері новаторами, які готові до ризику з метою забезпечення їм зростання прибутку й ефективність роботи організації;
? мобільність і можливість об’єднувати зусилля. З метою здатності чинити опір своїм великим і середнім конкурентам, вони утворюють об’єднання різного роду як короткострокового, так і довгострокового характеру 58.
Успішне керування бізнесом неможливо без документаційного забезпечення управління. Процес керування базується на інформації про керовані об’єкти, яка найчастіше представлена в документах і, у свою чергу, є базисом прийняття будь-якого рішення.
Документаційна система представляє іфнормаційну систему, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі.
Керування документаційними процесами на рівні сучасних вимог передбачає створення єдиної комплексної системи, єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення / отримання і до здачі в архів (знищення). Керівник кожної організації має володіти інформацією про роботу підлеглих і вчасно приймати рішення щодо усунення проблем і координації діяльності персоналу організації. Джерелом інформації на підприємстві є документи, які фіксують факт здійснення операцій.
Документ є головним об’єктом у сфері управління, є фундаментом документаційних досліджень, що визначає наукове, практичне та історичне значення і регулює відносини суб’єктів у їх практичній діяльності. У житті людини та суспільства документи в цілому виступають в якості історичного джерела доказів, що впливає на науково-технічний розвиток інформації, її систем, у різних сферах науково-технічного, економічного, культурного та політичного розвитку. Документи регулюють інформаційні процеси, потоки, створюють сучасні інформаційно-технічні банки даних по вертикалі та горизонталі.
Кількість документів постійно збільшується. Відзначимо істотну роль службової документації в сфері малого бізнесу, яку відіграє в житті кожної підприємтсв, установ, й продовжує залишатися актуальною і в умовах розвитку ринкових відносин.
Службові документи дають можливість організаціям в сфері малого бізнесу на засадах регулярності здійснювати ділову діяльність, ефективності та відповідальності; на засадах процесуальної послідовності та рівноправності надавати послуги; підтримувати та документувати формування політики організації та прийняття керівних рішень; забезпечувати послідовність, неперервність та продуктивність здійснення адміністративних дій та керування в організації; сприяти ефективному здійсненню діяльності в межах усієї організації; забезпечити неперервність діяльності організації у випадку надзвичайної ситуації; відповідати правовим та регуляторним вимогам, охоплюючи архівну, аудиторську та наглядову діяльність; забезпечити захист та підтримування в судових позовах, охоплюючи керування ризиками, пов’язане з наявністю або відсутністю свідчень організаційної діяльності; захистити інтереси організації та права працівників, клієнтів та нинішніх і майбутніх зацікавлених сторін; підтримувати та документувати поточну та майбутню дослідницьку і проектну діяльність, інші розробляння та науково-технічні результати, так само як й історичні дослідження; забезпечувати свідчення ділової, особистої та культурної діяльності; встановлювати ділову, особисту та культурну ідентичність; зберігати корпоративну, особисту або колективну задокументовану пам’ять 33.
Також актуальність даного наукового дослідження визначається сукупністю низки факторів, таких як: зростання обсягу документообігу в організаціях, підприємствах, установах; порушення правил організації та ведення діловодства; недостатня підготовленість керівників й співробітників організацій, установ, підприємств, у тому числі працівників діловодних підрозділів, в питаннях діловодства; слабке впровадження засобів механізації та автоматизації в процеси діловодного обслуговування діяльності організацій, установ, підприємств.
Мета роботи полягає в характеристиці стану організації документаційних процесів та визначенні напрямів їх вдосконалення в товаристві «Контек».
Досягнення поставленої мети передбачає розв’язання таких завдань:
? проаналізувати історіографічну базу та джерела;
? розкрити методи дослідження;
? визначити нормативні вимоги керування документаційними процесами у сфері малого бізнесу;
? охарактеризувати принципи функціонування документаційних процесів: визначення політики та стратегії;
? проаналізувати засади розроблення та впровадження документаційних систем у сфері малого бізнесу;
? з’ясувати класифікацію службової документації на підприємстві;
? визначити засади контролювання документаційних процесів у ТОВ КОНТЕК;
? охарактеризувати проблеми та напрямки вдосконалення організації документаційних процесів в діяльності підприємства;
Об’єктом дослідження є система документації в сфері малого бізнесу.
Предметом дослідження є особливості документаційних процесів у товаристві «Контек».
Методи дослідження. Для вивчення сутності керування документаційними процесами були використані різні методи. До них відносимо перш за все метод комплексного вивчення проблеми на основі використання принципів системності й структурно-функціонального аналізу.
Наукова новизна дослідження. Вперше досліджено документаційні системи у сфері малого бізнесу, визначено принципи функціонування документаційних процесів.
Практичне значення одержаних результатів полягає в тому, що її висновки та рекомендації можуть бути використані в роботі в сфері малого бізнесу та вивчені навчальних дисциплін.
Особистий внесок. Автором особисто проведений аналіз літератури, визначена тема та завдання дослідження, зібраний фактичний матеріал і здійснена його обробка. Самостійно сформульовані висновки і практичні рекомендації, написані й оформлені всі розділи дослідження.
Структура дипломної роботи. Дипломна робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел та літератури. Загальний обсяг роботи становить 93 сторінки.