Проблеми збереження документів: історія, сучасний стан, перспективи

Содержание:ВСТУП ............................................................................................................ 3 РОЗДІЛ І. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ...... 5 1.1. Становлення документування, діловодства та архівознавства .......... 5 1.2. Особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації ............................................................................... 20 1.3. Технологія зберігання документів ...................................................... 34 РОЗДІЛ ІІ. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ ДОКУМЕНТІВ ВАТ "ДОСЛІДНО-ЕКСПЕРИМЕНТАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЗВАРЮВАЛЬНОЇ ТЕХНІКИ" ................................................................... 47 2.1. Підготовка документів ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки" до архівного збереження ......... 47 2.2. Умови зберігання архівних документів ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки" .................... 56 2.3. Збереження документів наукового архіву ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки" .................... 67 РОЗДІЛ ІІІ. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ .................................................................. 77 3.1. Правові основи забезпечення збереження документів ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки".. 77 3.2. Перспективи збереження документів на основі сучасних інформаційних технологій .................................................................. 84 ВИСНОВКИ ................................................................................................. 94 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ............................................. 96 ДОДАТКИ .................................................................................................... 98

Вступление:Серед найважливіших проблем діяльності підприємства є забезпечення збереженості архівних документів. Це складова частина охорони пам'яток історії, культури та науки, що має велике суспільне значення. З давніх-давен, як виникло письмо, перед людством постало питання про можливість збереження надбань культури, науки для наступних поколінь. Всі документи, які виникають під час діяльності суспільства становлять велику історичну, культурну цінність. Широка різновидність документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені, недостатнє вивчення механізму їх старіння і руйнування утруднюють вирішення науково-технічних завдань, пов'язаних з пошуком і розробленням оптимальних умов зберігання, технології спеціального оброблення і реставрації документів. Тому доцільно вивчати особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації. Особа, відповідальна за архівне збереження документів повинна мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивості паперу, плівкових матеріалів, їхніх особливостей, оскільки від цього значною мірою залежить вибір умов і технологій збереження документів, їхня реставрація та довговічність. Актуальність обраної теми пояснюється тим, що на підприємстві під час його діяльності створюється велика кількість документів, багато з яких представляють собою наукову цінність для наступних поколінь і проблема збереження таких документів дуже гостро стоїть для підприємств. Процес документування діяльності підприємства – дуже складна і важлива процедура, а збереження документів в первісному вигляді – ще важче. Метою даної роботи є дослідження проблеми збереження документів від найдавніших часів і до сьогодні, аналіз особливостей процесу збереження документів підприємства на сучасному етапі та перспективи розвитку інформаційних технологій, які покликані забезпечити краще збереження важливих документів для наступних поколінь. Дослідження проводиться на базі ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки", яке у процесі своєї діяльності створює багато важливих документів, що містять цінну науково-технічну, науково-дослідну, експериментальну інформацію. Об’єктом дослідження є проблеми збереження документів людства від найдавніших часів до сьогодні і перспективи збереження документів в майбутньому. Предметом дослідження є ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки", перед яким також постає проблема надійного збереження важливих і цінних документів для подальшого використання. Проблемам збереження документів на сучасному етапі розвитку суспільства приділяється значна увага, розробляються різного роду положення, методичні рекомендації, правила, електронні системи збереження документів. Проте, існує ще чимало проблем, які потребують нагального вирішення. Зокрема, це вдосконалення законодавства щодо збереження документів, розробка і впровадження новітніх досягнень науки і техніки в галузі збереження цінних документів.

Выводы:Отже, з поведеного аналізу можна зробити висновки, що проблема збереження документів існувала з давніх-давен, коли людство тільки винайшло письмо. Документи як такі виникли практично одночасно з писемністю: спочатку як засіб спілкування, визначення сімейно-майнових відносин, і, нарешті, пере¬дачі інформації. Документи є одним із найважливіших сховищ, людської пам'яті, життєвого досвіду, суспільного знання. З найдавніших часів до нас дійшли різні види документів, відбитки наскальних ма¬люнків та написів, викопані примітивним інструментальним знаряддям на гладких кам¬'яних брилах, єгипетські папіруси, виготовлені з очерету, якого вдосталь росло в дельті Нілу, старослов'янські письмена на берестяній корі, середньовічні манускрипти, напи¬сані на вже винайденому тоді папері тощо. За їх допомогою ми маємо можливість пізна¬вати власну історію, особливості побуту, рівень соціальних відносин, події, що відбувались у ті далекі часи. У ХІХ-ХХ ст. кількість документального матеріалу, ру¬кописного і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Чужоземні матеріали цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали державних, гро¬мадських установ та організацій, приватні архіви. Ніхто і ніщо у світі не зникає безвісти. Кожна людина, група лю¬дей чи суспільство, держава залишає більшою чи меншою мірою сліди своєї діяльності. Тому так важливо забезпечити збереження документів. На сучасному етапі збереженням документів займається архівна наука. До основних напрямків її діяльності відноситься визначення матеріальної основи документів, їх фізичної, хімічної структури. На основі цих знань виробляються підходи щодо якісного збереження документів. Визначається якісна і кількісна сторони тривалості збереження документів, що представляють історичну, культурну, наукову цінність. Документи, які з часом можуть втратити свій вигляд і характерні властивості документа, підлягають реставрації з метою забезпечення їх подальшого збереження. В результаті проведеного дослідження діяльності ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки" був проведений аналіз сучасного стану ведення діловодства на підприємстві, проаналізовано засоби і методи збереження наукової, технічної, експериментальної документації, яка може представляти цінність в подальшому. Також було проаналізовано матеріальне забезпечення ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки" в галузі забезпечення збереження документів, а саме стан архівної установи, правового забезпечення збереження документів. Не менш важливими на сучасному етапі є проблеми впровадження електронного документообігу та електронних архівів на підприємствах з метою забезпечення кращого, надійнішого збереження важливих і цінних документів. Тому рекомендаціями щодо покращення діяльності ВАТ "Дослідно-експериментальне управління зварювальної техніки" є введення сучасної системи електронного документообігу та електронного архіву

Литература:1. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний від 01.07.1995. – К.: Держстандарт України, 1994. 2. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. – Чинний від 01.01.1995. – К.: Держстандарт України, 1994. 3. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та вибір термінів для індексування. Основні вимоги. – Чинний від 01.01.1995. – К.: Держстандарт України, 1994. 4. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. – Чинний від 01.07.1995. – К.: Держстандарт України, 1994. 5. Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи". // Відомості Верховної Ради. – 1994. – № 15. 6. Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (13 грудня 2001 р. № 2888–III). 7. Закон України "Про внесення змін до деяких законів України у зв'язку з прийняттям Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"" (6 березня 2003 р. № 594–IV). 8. Закон України "Про інформацію" // Голос України. – 1992. – № 13. 9. Закон України "Про науково-технічну інформацію" // Голос України. – 1993. – № 23. 10. Закон України "Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" (9 січня 2007 р. № 537-V). 11. Порядок зберігання електронних документів в архівних установах. (Затверджено наказом Державного комітету архівів України № 49 від 25.04.2005). 12. Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів України / редкол.: Я.С. Калакура (гол. ред.), В.П. Ляхоцький, Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна, І.Б. Матяш, Р.Я. Пиріг. – К.: Знання, 1998. 13. Асеев Г.Г., Шейко В.Н. Информационные технологии в документоведении: Учеб. пособие. – Х.: ХГИК, 1997. 14. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищих та серед. спец. навч. закл. / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і допов. – К.: Видавництво А.С.К., 2004. 15. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. 16. Корж А.В. Документація праводілової сфери: Навч. посібник для студентів вищих закладів освіти. – К.: Ін-т держави і права ім. В.М. Корецького НАН України, 2003. 17. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учеб. для средних спец. учеб. заведений. – М.: Норма, 1996. 18. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 6-е изд., стер. – К.: Знання, 2005. 19. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учеб. для вузов. – М.: Высшая школа, 1986. 20. Хан-Пира Э.И. Архивоведческое терминоведение: Учеб. пособие по спецкурсу. – М.: МГИАИ, 1990. Хрестоматія з архівознавства: Навч. посіб. Для студ. іст. спец. вищ. навч. закл. / Упоряд.: Г.В. Боряк та ін. – К.: Вид. Дім "КМ Академія", 2003