Організація роботи з документами в корпоративних системах

Содержание:Вступ 3 Розділ 1. Теоретичні засади організації роботи з документами в корпоративних системах 7 1.1. Загальні засади організації роботи з документами в організації 7 1.2. Основні підходи до організації електронного документообігу 16 1.3. Огляд сучасних корпоративних інформаційних систем автоматизації документообігу 34 Висновок 41 Список використаної літератури 44

Вступление:Системи електронного документообігу є основою сучасної технології документационного забезпечення управління. Розвиток варіативності інформаційних рішень, нагромадження технологій рішення специфічних галузевих задач і створення галузевої компетенції — одна з найважливіших цілей удосконалювання сучасних СЕД. Документаційне забезпечення управління в сучасних умовах характеризується новими тенденціями. Ці тенденції позначають перехід від аналізу потреб організацій в інформації до надання вільного вибору необхідних даних з інформаційного масиву і забезпеченні доступу до них. Така система має назву – управління документацією. Воно полягає у формуванні повноцінного інформаційного ресурсу організації, створенні умов його збереження і використання з метою досягнення релевантного документаційного забезпечення процесу прийняття управлінських рішень і реалізації інформаційних контактів. При цьому різко зростає актуальність інтеграції нових інформаційних технологій, накопиченого арсеналу досягнень документоведення з організаційними структурами діловодних служб. Сьогодні в управлінських структурах України недостатньо розвинута нормативно-правова база, що визначає порядок функціонування документа, гостро стоїть проблема статусу служб документаційного забезпечення в організаціях і контролю за їх роботою з боку держави. Вимагають регламентації питання, зв'язані з інформатизацією керування, застосуванням нових інформаційних технологій, комп'ютеризацією і використанням сучасних засобів комунікацій. Знизилася увага до підготовки і підвищення кваліфікації працівників служб документаційного забезпечення, бракує сучасної учбово-методичної літератури з цих питань. Спостерігається визначений застій у наукових дослідженнях з питань документоведення. Застаріли раніше прийняті організаційно-методичні документи: Державна система документаційного забезпечення управління й інші нормативи, що були розроблені вченими і фахівцями в 70-80-і роки. У чималому ступені на ситуацію уплинули відновлення складу державних службовців і відхід бюрократичних традицій, втрата досягнутого рівня культури роботи з документами. Внаслідок проникнення нової техніки і нових технологій в управлінській діяльності, відбувається зміна структури документообігу, а через зміну економічних основ життя суспільства спостерігається трансформація цінності окремих видів документів і їхньої ролі в процесі управління. Однак ці зміни слабко враховуються при практичній реалізації систем документаційного забезпечення управління в державних організаціях, де в більшості випадків продовжують діяти застарілі правила і стандарти. З огляду на, що відзначені процеси розвиваються на тлі політичної й економічної нестабільності, що пред'являє підвищені вимоги до документації, варто визнати ситуацію критичною. Проте, об'єктивно необхідні процеси зміцнення української державності, а отже, державної служби, вимагають розширення границь зон стабільності й ефективності управлінської діяльності. На наш погляд, раціональна організація функціонування систем документаційного забезпечення управління може послужити однієї з найважливіших опорних крапок зміцнення державного апарата й істотним елементом його стабільності. Необхідність визначення концепції управління документацією, його місця в менеджменті підприємства складає актуальність досліджень у даній роботі. У зв'язку з ускладненням інформаційних ресурсів і зростанням їхнього обсягу виникає найважливіша задача раціоналізації й автоматизації управління документацією, що по своїй актуальності співставляється із задачею модернізації виробництва промислової продукції. Великого значення набувають комп'ютерні технології і засоби, що забезпечують оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її збереження, відокремлений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі, що враховують психологічні і ергономічні вимоги. Таким чином, можна вважати назрілу проблему управління документацією, викликану необхідністю активного цілеспрямованого формування інформаційних ресурсів, що задовольняють потреби організацій. Дослідження можливостей сучасних інформаційних технологій з точки зору їхнього використання в управління документацією надзвичайно важливо для сучасного документоведення як прикладної науки. Аналіз накопичених досягнень в області теорії і практики документоведення, виявлення тенденцій їхнього подальшого розвитку й одержання на цій базі нових наукових результатів дозволяє віднести проблему управління документацією в корпоративних інформаційних системах до числа самих актуальних. Метою даної роботи є вивчення особливостей організації сучасного діловодства та доментопотоків на підприємствах, дослідження ефективності організації документопотоків і ступеня використання інформаційних технологій в діяльності досліджуваного підприємства та надання рекомендацій щодо підвищення ефективності організації корпоративних систем документообігу. Для досягнення мети роботи були поставлені наступні завдання: - дослідити сутність документу та документообіну; - визначити сутність інформаційних корпоративних систем документообігу; - навести загальну характеристику досліджуваного підприємства; - проаналізувати ....; - провести аналіз .....; - надати рекомендації щодо ...... Об'єктом роботи виступають корпоративні інформаційні системи документообігу. Предметом дослідження виступає документ та документообіг. Для написання роботи була використана учбова література провідних зарубіжних та вітчизняних вчених, зокрема, дослідженням організації документопотоків діяльності підприємства займалися Завгородній А.Г., Пінчук Н.С., Галузинський Г.Н., Орленко Н.С., Твердохліб М.Т. Серед зарубіжних вчених можна виділити праці Аппака М.А. та В.В. Діка. Також були використані статті періодичного друку та статистичні дані і нормативне забезпечення діяльності досліджуваного підприємства.

Выводы:Забезпечити доставку бізнесу-інформації і своєчасне прийняття рішень у рамках підприємства — головний біль багатьох керівників. Традиційно ці проблеми вирішувалися за допомогою залучення додаткового адміністративного ресурсу і цінних вказівок керівництва. Логістика для бізнесів-процесів пропонує системний підхід до кожного складового інформаційного середовища бізнесу. Самим підходящим інструментом здійснення концепцій логістики представляється технологія, відома як «менеджмент потоків робіт». Потоки інформації підприємства поділяються на внутрішні і зовнішні. Якість власного інформаційного поля підприємства в основному залежить тільки від позиції самого підприємства. Чітка організаційна структура керування, раціональний розподіл функціональних обов'язків серед персоналу, надійний і зручний облік на базі сучасних автоматизованих систем, продумана схема документообігу сприяють поліпшенню і розвиткові інформаційного поля, що, у свою чергу, приводить до підвищення якості прийнятих управлінських рішень. Навпроти, зневага до проблем збору, обробки й аналізу внутрішньої інформації чревате важкими проблемами при керуванні бізнесами-процесами на підприємстві. І все-таки оптимізація внутрішнього інформаційного поля підприємства задача досить проста стосовно зовнішнього поля. Кількість різновидів зовнішньої інформації і її джерел досить значна: закони, укази, накази й інші нормативні документи; дані про стан галузі (ЗМІ, Інтернет, результати замовлених досліджень); дані про стан світової економіки (ЗМІ, бази даних, Інтернет); реклама й інформація партнерів і конкурентів (пряма реклама, ЗМІ, виставки, семінари і конференції, презентації, Інтернет); інформація від клієнтів; висновки консультантів і експертів, результати зовнішніх (замовлених) маркетингових досліджень і аудиторських перевірок. Формування єдиного інформаційного поля діяльності компанії спирається на одержання інформації з різних джерел. Тому для забезпечення її ефективного використання повинно враховуватися ряд принципів, що гарантують результативність інформаційного забезпечення. Документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. У наш час термін «документ» є загального назвою всіх юридичне значущих джерел інформації. Класифікація документів — це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності. Відбір видів документів, необхідних і до¬статніх для роботи конкретної установи, проводиться на основі класифікаторів відділків та питань діяльності. Ме¬тою класифікації є підвищення оперативності роботи апа¬рату управління, відповідальності виконавців. Остання здійснюється шляхом розмежування функцій структур¬них підрозділів установи і обов'язків виконавців, чіткі¬шого розподілу інформації між ними, ліквідації можли¬вості суб'єктивізму та випадковості. Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, приско¬рює виконання та здійснення належного контролю. Діяльність офісу будь-якого підприємства є дуже важливою, адже саме офіс надає найбільшу частину інформації для управління підприємством. Так як інформація є головним ресурсом життєдіяльності всієї організації, то дуже важливим є те, щоб ці вимоги до неї були завжди їй притаманні. Так як інформація є зв’язковим елементом між різними видами інтелектуальної та матеріальної діяльності менеджерів, між керівництвом та виробництвом, вона, відрізняючись від інших видів ресурсів (природних ресурсів), не зменшується з часом а навпаки, її обсяги постійно зростають, що створює умови для накопичення досвіду, допомагає прийняттю обґрунтованих управлінських рішень. До працівників офісу можна віднести службовців та керівників таких відділів, що не відносяться безпосередньо до виробничих або комерційних підрозділів, а виконують здебільшого адміністративні функції. Так, можна віднести до працівників офісу: 1) вищих керівників підприємства – директор, замісники директора; 2) керівників таких підрозділів як відділ збуту, кадрів, фінансовий відділ, економічний відділ та ін.; 3) працівників відділів збуту, кадрів, а також фінансового, планового, економічного та інших відділів; 4) головного бухгалтера, працівників бухгалтерії; 5) секретарів, офіс-менеджерів; 6) та інших працівників, що виконують адміністративні функції. Працівники оперативного рівня управління виконують функції обробки даних про угоди і події (рахунки, накладні, зарплата, кредити, потік сировини і матеріалів). Призначення офісних інформаційних систем на цьому рівні – відповідати на запити про поточне стані і відслідковувати потік угод у фірмі, що відповідає оперативному керуванню. Щоб з цим справлятися, інформаційна система повинна бути легкодоступної, безупинно діючої і надавати точну інформацію. Управлінська інформація має дуже великі обсяги і тому її буде дуже важко та дуже довго обробляти. Саме з цієї причини без засобів обчислювальної техніки, без спеціальних програм жоден менеджер не зможе вчасно зібрати всю необхідну інформацію у повному обсязі, проаналізувати всю необхідну інформацію та прийняти правильні, вчасні рішення. На ринку інформаційних продуктів та послуг розвинених держав завжди існує велика кількість різноманітних програм для менеджерів різних рівнів управління та різних сфер діяльності організації.

Литература:1. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” // 22 травня 2003 року № 851-IV 2. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на базе микро-ЭВМ.- М.:Финансы и статистика,1987. - 109с. 3. Альтхаус Мартин ЕXСЕL. Секреты и советы. — М.: БИНОМ, 2000. – 342с. 4. Бакаев А.А. Информационные технологии в исследованиях экономических систем. – К.: «А.С.К.», 1997, - 235 с. 5. Бенько М.М., Голосова С.Г. Автоматизація бухгалтерського обліку. – К.: «А.С.К.», 2000, - 342 с. 6. Береза А.М. Основи створення інформаційних систем К.: КНЕУ, - 2000. – 189 с. 7. Безпека інформаційних технологій. Методологія створення систем захисту / В.В. Домарев. - К.: ТОВ "ТИД «ДО", 2001. - 688 с. 8. Великий А.П. Інформатизація та ринкові перетворення в економіці. – К.: «Експерт-Про», 1998, - 242 с. 9. Васильев Д. Делопроизводство на компьютере. –М.: Приор. – 2001. – с. 213. 10. Громов А., Каменнова М., Старыгин А. Управление бизнес-процессами на основе технологии Workflow // Відкриті системи. 2003. № 1. 11. Габбасов Ю. Internet 2000. –С.- Пб.: BHV. 2000. – с. 564. 12. Геоинформационные системы: обзорная информация. Серия: геодезия, аэросъемка, картография. –М.: ЦНИИГАиК. 2002. – с. 324 13. Гербер Б. MS Exchange Server 5.5. –С.- Пб.: Питер. 2000. – с. 124 14. Гондюл В. П. Нові інформаційні технології у підготовці фахівців-міжнародників. Комп’ютери у Європі. Минуле, сучасне та майбутнє. Міжнародний симпозіум з історії створення перших ЕОМ та внеску європейців в розвиток комп’ютерних технологій. Київ. 5–9 жовтня 2000 року. с. 385–387. 15. Дерев’янко А.Г. Інформаційні центри: структура і методи діяльності. Навчальний посібник. –К. – 2000. – с. 421 16. Журнал: КОМПЬЮТЕРЫ + ПРОГРАММЫ (Автоматизация бизнеса) 2002-2004 рр. (м. Київ, видається раз на тиждень) 17. Завгородний А.Г. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля, анализа и аудита. – К.: А.С.К., 1998. – 155 с. 18. Информационные системы в экономике / Под ред. проф. В.В.Дика. — М.: Финансы и статистика, 1996. – 243 с. 19. Калянов Г. Н. Теорія і практика реорганізації бізнесів-процесів. М.: СИНТЕГ, 2000. 20. Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении. 2000, - 360 с. 21. Колесник А. П. Компьютерные системы в управлении финансами. — М.: Финансы и статистика, 1994. — 312 с. 22. Кузьмінський А.М., Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу господарської діяльності.: Підручник, - К. 1993 – 422 с. 23. Кузнецова Т.В. Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе // Делопроизводитель. – 2001. - №1. 24. Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводитель. – 2001. - №1. 25. Найвищий бізнес-пілотаж #30'2004: Практична бухгалтерія - Автоматично з "Дебетом-Кредитом" 26. Пінчук Н.С., Галузинський Г.Н., Орленко Н.С. Інформаційні системи і технології в маркетингу. – К.: КНЕУ - 2001 р. – 328 с. 27. Подольский В.И., Дик В.В., Уринцов А.И. Информационные системы бухгалтерского учета. – М: Аудит, ЮНИТИ, 1998. – 320 с. 28. Пономаренко В.С., Бутова Р.К., Журавльова І.В., Назарова Г.Н., Павленко Л.А., Пушкар О.І. Інформаційні системи і технології в економіці.- К.: видавничий центр "Академія", 2002, 456 с. 29. Родкина Т. А. Інформаційна логістика. М.: Іспит, 2001 30. Свириденко С.С. Современные информационные технологии. –М.: Радио и связь. –2001. – с. 205 31. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу.: Підручник, - К.:КНЕУ, 2000. – 345 с. 32. Ситник В.Ф. та інші “Основи інформаційних систем”. Київ. - 2001. – 288 с. 33. Старовойтов М.К. , Фомин П.А. Практический инструментарий организации управления промышленным предприятием. – М.: Высшая школа, 2002. – 256 с. 34. Твердохліб М.Т. Інформаційне забезпечення менеджменту. – К.КНЕУ: - 2001 р. – 208 с. 35. Хэссиг К., Арнольд М. Інформаційна логістика і менеджмент потоку робіт // Проблеми теорії і практики управління 1997. № 5. 36. Чистов Д.В. Основы компьютерной бухгалтерии. – М.: «Компьютер-пресс», 2003, 202 с. 37. http://www.ou.com.ua/ Офіційний сайт компанії "Оптима-Україна" 38. http://www.foss.kharkov.ua/ Офіційний сайт компанії „ФОСС-Он-Лайн”