Вступ до мовознавства

Содержание:Вcтуп 3 1. Загальні відомості про системи електронного документообігу 6 2. Системи управліня електронним документообігом 10 3. Види систем електронного документообігу 15 Висновки 18 Список використаної літератури 20

Вступление:Актуальність теми. Документ є основним способом представлення інформації. Незаперечна важливість схоронності і умілого використання інформаційних ресурсів. Здатність прийняти вірне рішення і вчасно відреагувати на ситуацію, гнучко реагувати на всі зміни ринку залежить не тільки від таланта і досвіду керівників. Ефективність керування залежить і від того, наскільки розумно в ньому організовано керування документообігом. Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може привести до утрати всього процесу. Адже вчасно не отримана інформація або документ - це, насамперед, загублені гроші, час і упущені можливості. Унаслідок цього, у будь-якій організації, де ведеться активна робота з різними документами, рано або пізно встає проблема систематизації, обробки і безпечного збереження значних обсягів інформації. Важливу роль в оптимізації діяльності грають сучасні системи електронного документообігу, яким і присвячена дана стаття. За даними Delphі Consultіng Group, у даний час тільки в США щодня створюється більш 1 млрд сторінок документів, а в архівах зберігається вже більш 1,3 трлн різних документів. У той же час, за даними журналу ASAP, у світі щорічно з'являється близько 6 млрд нових документів, а середньостатистичний службовець витрачає щороку до 150 годин на пошук загубленої інформації. Значну частину свого робочого часу фахівці підприємств витрачають як на пошук необхідної їм інформації, так і на створення і відправлення документів. Існують оцінки, що секретар-референт витрачає до 75% свого часу на роботу з документами, у керівників на роботу з документами іде до 45% робочого часу, а в рядових співробітників підприємства - до 30% часу. Слід зазначити, що потоки інформації надзвичайно різноманітні по джерелах і формам її представлення. Однак їх можна умовно класифікувати за формою збереження: на електронні документи і паперові. Існує думка, що в даний час тільки близько 30% усієї корпоративної інформації зберігається в електронному виді (як у структурованому - у базах даних, так і в неструктурованому). Вся інша інформація (близько 70%) зберігається на папері, створюючи чимало труднощів при її пошуку. Проте, це співвідношення поступове міняється на користь електронної форми збереження (зокрема , через розвиток електронних архівів). За даними Delphі Consultіng Group, обсяг корпоративної електронної текстової інформації подвоюється кожні 3 роки. За прогнозом того ж журналу ASAP до 2004 року тільки близько 30% корпоративної інформації залишиться в паперовому вигляді, а 70% інформації буде зберігатися в електронному виді. Навряд чи, звичайно, коли-небудь усі документи стануть тільки електронними, однак, безсумнівно, що електронна форма збереження документів буде переважати. При цьому під терміном "електронний документ" у розглянутому контексті звичайно розуміється текстовий файл, документ MS Word, електронна таблиця MS Excel, графічний файл, кілька взаємозалежних файлів різних форматів (так називаний складений документ) і ін. В даний час у більшості корпоративна інформація (договори, прайс-листы, накази, ділова переписка, фінансова документація й ін.) зберігається як у паперовому, так і в електронному виді (часто неупорядоченно на файлі-сервері). При цьому практично неминуче виникає дублювання інформації, а також не забезпечується підтримка різних версій документів і безпека їхнього збереження. Тобто, і при перевазі електронної форми збереження документів, вони не завжди використовуються ефективно. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і привела до створення систем електронного документообігу (перші з яких з'явилися ще в 1980-і рр.). Ці системи ще називають Electronіc Document Management Systems (EDMS). Проте, по оцінках аналітиків, важливість впровадження ефективних систем електронного документообігу збереглася, і в доступному для огляду майбутньому їхня значимість буде тільки підсилюватися. Розробкою цієї проблеми займались такі провідні фахівці, як І.Т.Балабанов, А.М.Кармінський, В.В.Страстенко, А.Гавердовський, С.Л.Кузнецов та ін. Найбільшого впливу електронні документи в системі документації отримали в діловодстві. Метою моєї роботи є розглянути автоматизовані системи керування документацією. Об?єктом дослідження є електрониий документ. Предметом даної роботи є електронний документ в системі документної комунікації. Завдання роботи: • розглянути загальні відомості про системи електронного документообігу; • дослідити системи управління електронним документообігом; • проаналізувати види систем електронного документообігу; Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох длогічно пов?язаних розділів. Висновку та спистку використаних джерел та літератури.

Выводы:Проблеми керування потоками документів актуальні. Але особливу гостроту ці проблеми здобувають при переході на нові комп'ютерні технології проектування, конструювання і підготовки виробництва, коли звичні паперові документи заміняються електронними. В даний час наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства і документообігу говорить про благополуччя установи і його керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарата, їхня компетентність, солідарність, дисциплінованість і зацікавленість у максимально успішному виконанні дорученої справи. Автоматизована система представляє можливість робити оперативний і ефективний обмін інформацією між усіма ділянками виробничого процесу, дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних задач, виключити можливих появ помилок підготовки звітної документації. Впровадження автоматизованої системи забезпечить зручність у роботі, раціональну організацію виробництва і зниження психологічних навантажень. Також знизяться фізіологічні навантаження, тому що з упровадженням відповідного програмного забезпечення час, витрачений на цю же роботу, істотно зменшиться. Це позитивно вплине на працездатність працівника, тому що приведе до зменшення кількості оброблюваної інформації, а також у персоналу з'явиться додатковий час для аналізу і прийняття управлінських рішень. Впровадження автоматизованої системи керування, як і будь-яке серйозне перетворення, є складним і найчастіше хворобливим процесом. Проте, деякі проблеми, що виникають при впровадженні системи, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективні методології рішення. Завчасне вивчення цих проблем і підготовка до них значно полегшують процес впровадження і підвищують ефективність подальшого використання системи. Усі перераховані вище задачі, що виникають у процесі побудови інформаційної системи, і методи їхні рішення є найбільш розповсюдженими і природно, кожне підприємство має свою унікальну організаційну специфіку, і при впровадженні автоматизованої системи керування підприємством можуть виникати різні нюанси, що вимагають додаткового розгляду і пошуку методів їхнього рішення.

Литература:1. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. – №2. – С. 54-58 2. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html 3. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. – М., 2001. – 204 с. 4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. – №3. – С. 77-81 5. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997. – №1. – С. 24-32 6. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. – №1. – С. 35 7. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html 8. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. – 2001. – С. 36-43 9. http://www.IT.ru/ Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления. 10. http://www.cmdsoft.ru/ - Автоматизированные системы управления предприятием. 11. http://www.cland.ru/ - Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. 12. http.//www.eos.ru/ - Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения. 13. Карминский А. М., Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.: ил. 14. Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб: Питер, 2001. – 128 с.: ил. – (серия “Краткий курс”).