Керування документацією в Польщі

Содержание:ВСТУП           3 1.1. Термінологічна та нормативна база керування документацією      6 1.2. Історія виникнення та етапи становлення керування документацією       12 РОЗДІЛ 2. ПРАКТИЧНИЙ АСПЕКТ ДОСЛІДЖЕННЯ ПРОЦЕСУ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В ПОЛЬЩІ        16 2.1. Огляд сучасних нормативних та методичних документів з КД, чинних в Польщі          16 2.2. Керування системою електронної документації в Польщі   19 ВИСНОВКИ  25 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ         28

Вступление:Актуальність дослідження. У кожної держави керування документацією (КД) є основною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 % інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів. Польща не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією Польщі до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. Одночасно спостерігається певне відставання вітчизняної теоретичної та методичної бази від потреб сучасної організації роботи зі службовими документами, однією з причин якого виступає відсутність систематичного вивчення зарубіжного досвіду та його творчого застосування у практиці діловодства Польщі. Об’єктивна реальність існування Польщі як повноправного члена світового співтовариства зумовлює необхідність впровадження суттєвих інновацій у сферу створення та функціонування службової документації. Дослідження засад КД на прикладі Польщі, що досягла високого рівня теоретичного та методичного забезпечення організації роботи зі службовими документами, дозволить визначити тенденції розвитку сучасної науки і практики у цій сфері діяльності та використати зазначений досвід в організації вітчизняної технології створення та функціонування службових документів, допоможе під час підготовки національних аналогів відповідних міжнародних стандартів. Застосування міжнародних норм КД має особливе значення для вітчизняних підприємств, що сертифікуються за міжнародними стандартами з систем керування якістю, складовою яких є дотримання певних вимог щодо роботи зі службовими документами. Такі чинники зумовлюють актуальність теми курсової роботи. Мета дослідження – дослідити процес керування документацією в Польщі Об’єкт дослідження – організація КД в Польщі. Предмет дослідження – історія, законодавство та теоретичні основи й технологія КД в Польщі. Завдання дослідження: – проаналізувати зміст основних понять сфери КД та зіставити їх зі сукупністю та трактуванням термінів вітчизняної теорії і практики організації створення й функціонування службових документів; – простежити історію розвитку КД в Польщі та визначити основні етапи цього процесу; – охарактеризувати технологію КД, нормативні та теоретичні засади її реалізації в Польщі; – визначити перспективні напрями застосування міжнародного досвіду з КД в Польщі. Методи дослідження. Під час дослідження використовувались загальнонаукові методи: історичний, порівняльний, проблемно-хронологічний, поняттєвий та системного аналізу. Джерельну базу дослідження складають законодавчі та інші нормативні акти зарубіжних країн, які стосуються регулювання інформаційних процесів у суспільстві, інструктивні й методичні розробки у сфері КД. Практичне значення роботи. Результати курсової роботи можуть використовуватися при написанні контрольних, реферативних робіт. Структура роботи. Курсова робота включає вступ, два розділи, висновки, список використаних джерел.  

Выводы:Базовий термін “керування документацією” визнаний та унормований на міжнародному рівні як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність. Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 трактує керування документацією лише як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів, не беручи до уваги, таким чином, його функцію керування. В українській документознавчій термінології відсутня низка загальноприйнятих у закордонній практиці КД термінів, зокрема поняття “документаційна система”, “метадані”, “підзвітність (відповідальність)”, “передавання службових документів як зміна права контролю й власності щодо них та відповідальності стосовно дій з ними”. Така поняттєва несумісність негативно позначається на застосуванні міжнародних нормативних документів та технологій у діяльності вітчизняних установ. У результаті дослідження історії розвитку КД (1950–2004 рр.) визначено такі його етапи: – перший етап (1950–середина 1960-х рр.) характеризується унормуванням КД на законодавчому рівні (“Акт про федеральні документи”, США, 1950 р.). Контроль за створенням службових документів, раціоналізація процесів експертизи та організація економного й концентрованого зберігання документів тимчасового значення в центрах документації зумовили як зменшення обсягів потоків службових документів в установах, так і кількості документів, що надходять до архівів; – другий етап (середина 1960-х–1970-і рр.) пов’язаний з початком впровадження електронно-обчислювальної техніки та появою нових напрямів діяльності службових осіб, що керують документацією, спрямованих на проведення досліджень з методології та практики роботи з документами, створеними за допомогою електронно-обчислювальних машин. Національні архіви США і Канади започатковують спеціальні програми для роботи з “машиночитаними” документами; – третій етап (1980-і рр.) характеризується переглядом концептуальних положень КД на основі осмислення можливостей нових інформаційних технологій, переходом до реалізації концепції інформаційного менеджменту у керуванні всіма інформаційними ресурсами установи; – четвертий етап (1990-і роки) прикметний розробленням нових підходів до КД, ініціаторами якого виступили архіви. Насамперед це стосувалося методики розроблення та впровадження ДС, впровадження стандартів оптимальної методики для здійснення електронного діловодства в державних установах, посилення участі державних архівів у регламентації КД. З урахуванням поширення новітніх технологій було прийнято нові закони та внесено зміни до чинних законодавчих актів, що регулюють різні аспекти продукування інформації, у тому числі документованої, керування нею та її використання; – п’ятий етап розпочався у 2001 р. з прийняттям міжнародного стандарту КД. Це стало визнанням на світовому рівні КД як важливої сфери людської діяльності. Цей етап характеризується впровадженням концепції “електронного уряду”, за якою урядові установи мають переходити до впровадження технологій створення та зберігання службових документів в електронній формі. Разом зі стійкою тенденцією розширення доступу до інформації державного сектора та прозорості дій урядових структур це зумовлює нові організаційні рішення керування інформацією як для використання в процесі основної діяльності, так і для архівного зберігання. Загалом КД у Польщі стало складовою інформаційного менеджменту і означає підхід до організації роботи зі службовими документами як до найважливішої частини загального інформаційного ресурсу установи з використанням новітніх інформаційних технологій відповідно до вимог чинного законодавства. У сучасній нормативно-методичній базі КД Польщі можна виокремити кілька блоків. Перший складають закони, що регламентують загальні засади політики держави у сфері інформації. Обов’язковими для цієї групи є закони про свободу інформації та захист інформації приватного характеру. Другий блок – це закони, що регламентують роботу зі службовими документами державних установ на центральному та місцевому рівнях. Основні положення цих законів майже тотожні. Вони надають уповноваженій архівній установі право перевіряти стан роботи зі службовими документами державних установ, включають такі зобов’язання уповноваженої архівної установи, як видання стандартів та настанов з питань КД та санкціонування передавання до архіву або вилучення для знищення службових документів. Окремий блок нормативних документів становлять загальнодержавні стандарти у сфері інформації та документації, зокрема національні аналоги міжнародного стандарту з КД ІSО 15489. Методичне забезпечення реалізації технології КД в державних установах здійснюють, як правило, державні архіви. Нормативне регулювання питань організації КД в установах приватної форми власності обмежене вимогами до зберігання певних видів документів (зокрема, фінансових) або тими галузями, де є необхідним дотримання норм екологічної та іншої безпеки (фармацевтична, хімічна, авіаційна та ін. ).  

Литература:1.      Антоненко І.Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією” // Архі­вознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 73 – 83. 2.      Антоненко І.Є. Міжнародний досвід методики розроблення та впровадження документаційних систем // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137 – 148. 3.      Антчак М., Антчак Р., Блащук М., Боні М., Грабовскі М. Польща в Євросоюзі: досвід першого року членства / Центр громадських молодіжних організацій Волині "Наша справа" ; ВМГО Християнсько-демократична молодь України; Центр європейської інформації у м. Луцьку / О.Карліна (пер.з пол.). — Луцьк : ПВД "Твердиня", 2005. — 208с. 4.      Документознавство та інформаційна діяльність: наука, освіта, практика: Матеріали наук. конф. 18 грудня 2002р. / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв / М.С. Слободяник (голов.ред.). — К. : ДАКККіМ, 2003. — 100с. 5.      Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: матеріали ІV Міжнар. науково-практ. конф., Київ, 21-23 травня 2007р. / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. Інститут держ. управління та інформаційної діяльності / М.С. Слободяник (голов.ред.) — К., 2007. — 355с. 6.      Керування документацією за кордоном: історія, законодавство, теоретичні основи та технології: Автореф. дис... канд. іст. наук: 07.00.10 / І.Є. Антоненко; Держ. ком. архівів України, Укр. НДІ архів. справи та документознавства. — К., 2005. — 20 с. 7.      Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / Український держ. НДІ архівної справи та документознавства; Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. — К., 2000. — 162с. 8.      Осадчук Богдан. Україна, Польща, світ: Вибрані репортажі та статті / Валентина Гриник-Скуратівська (пер.з пол.). — К. : Смолоскип, 2001. — 356с. 9.      Рудюк В.В. Система керування електронною документацією у Федеративній Республіці Німеччина (1990-2006 рр.): автореф. дис... канд. іст. наук: 27.00.02 / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв — К., 2008. — 19с. 10.  Україна і Польща - стратегічне партнерство на зламі тисячоліть=Ukraina a Polska - partnerstwo strategiczne na przelomie tysiacelci: Історія. Сьогодення. Майбутня перспектива / Центр українсько-польських студій; Центр українознавства Київського національного ун-ту ім. Тараса Шевченка / В.Д. Баран (ред.кол.) Т.Зарецька (упоряд.), В.Піскун (упоряд.). — К. : Твім інтер, 2001. — Текст укр., та пол. мовами. - Ч. 1 : Шлях України та Польщі до порозуміння. — 384с. 11.  Україна і Польща - стратегічне партнерство. Історія. Сьогодення. Майбутнє=Ukraina a Polska - Partnerstwo Strategiczne. Historia. Czas Terazniejszy. Przysziosc: Зб. наук. пр. / Центр українсько-польських студій / Таїсія Зарецька (заг.ред.). — К., 2002. — 238с. - Ч. 2 — 238с. 12.  Україна і Польща у Східно-Центральній Європі: спадок і майбуття: Конф. під патронатом Прем'єр-Міністрів України і Польщі, м. Київ, 25-27 червня 1999 р.: Зб. наук. праць / Інститут Центрально-Східної Європи, Львів-Київ ; Інститут Центрально-Східної Європи, Люблін ; Громадянський ін-т лідерства, Київ; Програма "Схід-Схід" Міжнародного фонду "Відродження" і Дому свободи, Київ / Я.Ісаєвич (голова ред. ради), Т.Балабушевич (упоряд.), Н.Довженко (упоряд.). — К., 1999. — 159с. 13.  Швецова-Водка Г.М. Документознавство: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 398с.