Організація роботи з спеціального діловодства

Содержание:Вступ 2 Розділ І. Теоретичні аспекти спеціального діловодства 6 1.1. Суть спеціального діловодства 6 1.2. Особливості мови юридичних документів 9 1.3. Організаційні, розпорядчі та довідково-інформаційні документи в правовій сфері 17 Висновок до першого розділу 22 Розділ ІІ. Законодавча та нормативно-методична база, що регламентує роботу з документами в сучасних умовах 24 2.1.Особливості створення спеціальної документації 24 2.2.Вимоги та правила створення документів в правовій сфері 27 2.3. Вимоги до створення номенклатури справ та проектно-технічної документації 31 Висновок до другого розділу 39 Розділ ІІІ. Складання юридичним підприємством «Блохін і партнери» документів з організації економічної діяльності 41 3.1. Документи з господарської договірної діяльності 41 3.2. Комерційні документи 48 3.3. Документи з організації зовнішньої торгівлі 52 3.4. Транспортні та митні документи 55 3.5. Транспортно-страхові документи 68 Висновок до третього розділу 72 Висновок 75 Список використаної літератури 78 Додаток Ж 95

Вступление:Актуальність теми. Діловодство — це діяльність, що охоплює документування (ство¬рення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем по документах органу, контроль виконання документів і підготовку до¬кументів для передачі в архів. Документаційне забезпечення управління — важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства. Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу. Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав. Одні документи, наприклад правові акти представницьких та розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна документація, виконують юридичні функції, закріплюючи й змінюючи правові норми у правовідносинах чи завершуючи їх дію, а інші документи використовують як докази у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі тощо. Порядок ведення діловодства на підприємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема постановою Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства” від 17 жовтня 1997 р. № 1153, де обумовлюється порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів. Особливості сучасного діловодства у правоохоронних органах полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних способів роботи. Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого ор¬ганізаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування способів у раціональній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури співробітника-виконавця. 1974 року в масштабах колишнього СРСР була створена Єдина державна система діловодства (ЄДСД — російська абревіатура ЕГСД). Причина полягала в тому, що існувала однакова організація діловодства в усіх органах та установах згідно з європейськими та світовими стандартами. Нині в Україні вона не діє, але фактично ЇЇ положення використовуються при створенні відповідних нормативних документів. Так, наприклад, «Інструкція з діловодства в органах прокуратури України», «Інструкція з діловодства в органах, підрозділах внутрішніх справ», «Інструкція з діловодства в органах СБУ». Ці інструкції не тільки не суперечать, але й відтворюють найпринциповіші правила й нормативи ЄДСД та ДЕСТів. Вони ж є основоположними документами, що визначають організацію діловодства в цих органах. Проблеми організації діловодства активно розробляються у сучасному документознавстві. Загальні питання організації діловодства, як прикладної дисципліни у структурі документознавства, його зв’язки з іншими науками документознавчого циклу розглядаються в роботах С.Г. Кулешова 51, Н.М. Кушнаренко 52, Л.Г.Зубенко 45, Г.М.Швецової-Водки 64, А.Н.Діденка 38, Ю.І. Палєхи 59 та інших вчених. Об’єктом дослідження є організація роботи з спеціального діловодства. Предметом дослідження є процеси створення спеціальної документації ТОВ «Блохін і партнери», стан його документаційного забезпечення. Метою дипломної роботи є дослідити організацію роботи з спеціального діловодства на базі юридичної організації. Метою роботи зумовлено завдання дослідження: - розкрити поняття і завдання спеціального діловодства - визначити особливості мови юридичних документів - розглянути поняття та класифікацію юридичних термінів - охарактеризувати особливості створення спеціальної документації - вивчити вимоги та правила створення документів в правовій сфері - дослідити вимоги до створення проектно-технічної документації - здійснити комплексний аналіз складання документів з організації економічної діяльності Теоретична та практична цінність - дана робота може допомогти у вивченні процесів документостворення та документообігу на юридичному підприємстві і стане корисною для подальшого дослідження даної теми. Базою дослідження дипломної роботи стало ТОВ Блохін і партнери, що надає юридичні послуги для бізнесу. Методи дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи, як метод поняттєвого аналізу, системного аналізу та моделювання. Джерельну базу дослідження становлять нормативно-правові акти – серед яких: Закон України “Про інформацію”, Закон України “Про місцеве самоврядування”, Закон України “ Про звернення громадян”, Державний стандарт України “ Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. ДСТУ 2734:2004”, Державний класифікатор управлінської документації - ДК 010-98, Інструкція “Про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації. Практичне значення роботи полягає у розробці науково – методичних рекомендацій щодо документування та організації документообігу на підприємстві. Структура роботи. Дипломна робота містить вступ, три логічно пов’язані розділи, висновок та список використаної літератури.

Выводы:Правильне складання й оформлення документів відповідно до нових нормативів - найважливіший обов'язок працівників діловодних служб. Загальні правила документування управлінської діяльності викладеш в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок робота з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки. Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування. 0рганізаційно-методичну допомогу у вдосконалені системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків. Документ, як носій інформації, виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. Крім того, документування в багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного керування, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю. Від чіткості й оперативності обробки і руху документів в остаточному підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообігові завжди приділяється велика увага. Вважаємо, що правильно організований документообіг повинний задовольняти двом найголовнішим умовам: По-перше, для кожного документа встановлюється найкоротший шлях проходження, тобто мінімальна кількість окремих інстанцій (робітників місць), через які він повинний пройти без зайвих і повторних рейсів. По-друге, для кожного документа визначається мінімальний термін проходження, обмежений межами часу, необхідного для виконання роботи з документом на кожній інстанції (складання, оформлення, обробка, облікові записи і т.п.). Документальне оформлення управлінських рішень набуває особливого значення в умовах комп'ютеризації. В основі сучасного управління лежить опанування інфор¬маційними технологіями, що забезпечують процес розроб¬ки управлінських рішень. Комп'ютеризація органів внутрі¬шніх справ охоплює головним чином функціональну діяль¬ність і документаційне забезпечення управління - обробку, збереження і пошук інформації. Фактично управління в ор¬ганах внутрішніх справ - це збір і оцінка інформації для прийняття управлінських рішень та організація їх вико¬нань. Використання комп'ютерів, особливо персональних, дозволяє автоматизувати більшість технічних операцій, ви¬вільнити працівників служб управління від рутинної робо¬ти, створити умови для їх творчої діяльності, забезпечити зростання результативності праці при значному скороченні трудозатрат на збір, обробку, передачу і використання документаційної інформації, упорядкування документообігу. За допомогою комп'ютера і програм типу «тексто¬вий редактор» можливо виконувати наступні операції: на¬бирати, редагувати і запам'ятовувати тексти, перевіряти правопис, вставляти в документ фрагмент іншого докумен¬та, графічне відображення фотографій, малюнків, таблиць, діаграм, аудіовізуальну інформацію, використовувати шаб¬лони при підготовці документів. Все більшого поширення набувають комп'ютерні мережі, розвивається електронна пошта. Користуючись комп'ютером, можна виконувати різні види робіт з доку¬ментами, не тільки їх підготовку і редагування, але й внут¬рішнє узгодження, передачу, реєстрацію і контроль вико¬нання, а також оперативне і довгострокове збереження. Комп'ютер дозволяє значно скоротити чисельність персоналу, прискорити прийняття управлінських рішень. Підготовлений виконавцем документ передається на ком¬п'ютери інших спеціалістів для правок, узгодження або ви¬конання залежно від рішення суб'єкта управління. Практи¬ка органів внутрішніх справ по використанню комп'ютерів показує перспективність цього напрямку. Найбільший ефект досягається в тих випадках, коли автоматизація до¬кументального оформлення управління проводиться комп¬лексно, охоплюючи всі його стадії, а також паралельно з автоматизацією інших управлінських органів внутрішніх справ. З метою підвищення ефективності роботи апарату управління і відповідальності працівників органів внутрішніх справ за виконання службових обов'язків, поліпшення документаційного забезпечення процесу управління, керів¬ник органу необхідно здійснювати постійний контроль за до¬кументообігом, за результатами контролю приймати рі¬шення, які в разі потреби оформлюються у вигляді відпові¬дних розпорядчих документів

Литература:1. Конституція України. — К.: Українська Правнича Фундація, 1996. — 64 с. 2. Про міліцію: Закон України від 20 грудня 1990 року // Відомос¬ті Верховної Ради України. — 1991. — № 4. — Ст. 20. 3. Про прокуратуру: Закон України від 5 листопада 1991 року // Відомості Верховної Ради України. — 1991. — № 53. — Ст. 793. 4. Про Службу безпеки України: Закон України від 25 березня 1992 року // Відомості Верховної Ради України. — 1992. — № 27. — Ст. 382. 5. Про інформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 року // Голос України. — 1992. — 13 листопада. 6. Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні: Закон України від 16 жовтня 1992 року // Голос України. — 1992. — 8 грудня. 7. Про статус народного депутата в Україні: Закон України від 17 листопада 1992 року // Відомості Верховної Ради України. — № 3. 8. Про державну службу: Закон України // Відомості Верховної Ради України. — 1993. — № 52. — Ст. 490. 9. Про державний захист працівників суду та правоохоронних ор¬ганів: Закон України від 23 грудня 1993 року // Відомості Верхов¬ної Ради України. — 1994. — № 11. — Ст. 50. 10. Про забезпечення безпеки осіб, які беруть участь у кримінальному судочинстві: Закон України // Відомості Верховної Ради України. — 1993. — № 11. — Ст. 51. 11. Про державну таємницю: Закон України від // Відомості Верхов¬ної Ради України. — 1994. — № 16. — Ст. 93. 12. Про бібліотеки і бібліотечну справу: Закон України від // Бібліо¬течний вісник. — 1995. — № 2. — С 1—5. 13. Про звернення громадян: Закон України від 2 жовтня 1996 року // Відомості Верховної Ради України. — 1996. — № 47. 14. Про внесення змін і доповнень до Закону України «Про статус народного депутата України» від 25 вересня 1997 року // Відомості Верховної Ради України. — 1997. — № 50. 15. Про судоустрій України: Закон України від 7 лютого 2002 року № 3018-Ш // Урядовий кур'єр. — 2002. — 27 березня. 16. Положення про Національне центральне бюро Інтерполу: Затв. Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1993 року //ЗПКМУ. — 1994. — № 2. — Ст, 25. 17. Об утверждении положений по вопросам государственной тайны и внесении изменений в некоторые постановления КМУ: Постановле¬ние Кабинета Министров Украины от 29 ноября 2001 года № 1601 // Офіційний вісник України. — 2001. — № 49. — Ст. 2190. 18. Державна програма боротьби зі злочинністю / / Відомості Вер¬ховної Ради України. — 1993. — № 27, — Ст. 285. 19. О мерах по улучшению управленческой деятельности МВД Украины: Приказ МВД Украины от 2 июля 1993 года № 389. 20. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах, подразделениях внутренних дел, учебных заведениях, учреждени¬ях исполнения наказания, на предприятиях и организациях систе¬мы МВД Украины: Приказ МВД Украины от 22 июля 1993 года № 435. 21. ДСТУ 2392:2004. Інформація та документація. Базові поняття. Тер¬міни та визначення (чинний від 2005-01-01). — К.: Держспоживстандарт України, 1994. — 53 с. 22. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначен¬ня. — К.: Держстандарт України, 1994. — 89 с 23. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги (чинний від 1995-01-01). — К.: Держстандарт України, 1994. — 10 с 24. ДСТУ 2628-94. Система оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення (чинний від 1995-01-07). — К.: Держстандарт України, 1994.— 35 с. 25. ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення (чинний від 1995-07-01). — К.: Держстандарт України, 1994. — 158 с 26. ДСТУ 3017'95, Видання. Основні види. Терміни та визначення (чинний від 199601 01). — К,: Держстандарт України, 1995. — 47 с 27. Алексеев С.С. Введение в юридическую специальность. — М., 1996. 28. Алексеев С.С. Общая теория права/В 2-х томах. — М., 1998. — Т. II. 29. Асеев Г. Г., Шейко В. Н. Информационные технологии в докумен-товедении: Учеб. пособие. — X.: ХГИК, 1997. — 290 с. 30. Бандурка А.М., Друзь В.А. Конфликтология: Учеб. пособие для ВУЗОВ. — Харьков, 1998 – 289 с. 31. Бандурка О. М. Оперативно-розшукова діяльність. — X.: Нац. ун-т внутр. справ, 2002. — Ч. 1. — С. 294—304. 32. Веселов П. Как составить служебный документ. — М., 1992 – 87 с. 33. Головач А. С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. — Донецьк: Сталкер, 1997. — 352 с. 34. Головач А. С. Оформление документов. — К.: Донецк, 1983. 35. Горшенев В.М., Бенедик Й.В. Юридическая деонтология: Учеб. пособие — К. 1988 – 280 с. 36. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 2005. — 256 с 37. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. проф. О. Д. Гор-була. — К.: Знання, 2000. — 226 с. 38. Ділове мовлення: Метод, рекомендації та зразки ділових паперів / Уклад. С. В. Шевчук. — К.: КДПІ, 1993. — 32 с. 39. Документационное обеспечение управления в ОВД. — М., 1999 – 186 с. 40. Дюрягин Н. Н. Право и управление. — М.: Юрид. лит., 1991 – 214 с. 41. Жалинский А.З. Професссиональная деяльность юриста. Введение в специальность: Учеб. пособие. — М., 1997 – 216 с. 42. Жигалов В. Т., Шимановська Л. М. Основи менеджменту і управлінської діяльності. — К., 1999 – 302 с. 43. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. − К., 2006 − 272с. 44. Коваль А. П. Ділове спілкування. — К.: Либідь, 2005 – 214 с. 45. Коваль Н.В. Введение в юридическую специальность (деонтологический аспект): Курс лекций. — Донецк, 1998 – 263 с. 46. Коваль Н.В. Вступ в юридичну спеціальність (деонтологічний аспект) -Донецьк, 1998. — С. 8—10. 47. Коновалова В.Е. Правовая психология: Учеб. пособие. — Харьков, 1999 – 284 с. 48. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації. — К.: УкрІНТЕІ, 1995. — 191 с. 49. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — К.: Знання, 2006 7-ое издание. — 459 с. 50. Лихачев М. Г. Документы и делопроизводство: Справ, пособие. — М.: Экономика, 1999 – 281 с. 51. Любивець Л; П. Ділові папери. — К.: 1994. — 78 с. 52. Мальков В. Д. Теория управления в сфере правоохранительной деятельности. — М., 199 – 281 с. 53. Марахова А. Ф. Мова сучасних ділових документів. — К.: Наук, думка, 1991. — 140 с. 54. Молдованов М. І., Сидорова Г. М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою. — К.: Техніка, 1999. — 399 с 55. Паламар Л. М. Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. — К.: Либідь, 2000. — 294 с 56. Соловьев Н. Н. Электронные документы как новый цифровой язык // Конфидент. — 2002. — № 4—5. — С. 136—139. 57. Тарарухин С.А. Квалификация преступлений в следственной й судебной практике. — К., 1999 – 218 с.. 58. Теория юридического процесса/ Под ред. В.М. Горшенева. — Харьков, 1985 – 220с. 59. Фролов С.С. Основи социологии. — М., 1997 – 281 с. 60. Швецова-Водка'Г М. Типологія документа: Навч. посібник для студен-тів культури / Рівн. держ. ін-т культури. – К.: Кн. палата України, 1998. — 80 с. Шиманський Ф.В. Діловодство в правоохоронних органах України: Навчальний посібник. − Одеса, 2003. − 208с.