Роль та функції референта в системі управління

Содержание:ВСТУП 3 РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ДОСЛІДЖЕННЯ ПРОФЕСІЇ РЕФЕРЕНТА 5 1.1. Характеристика професії референта 5 1.2. Особисті і професійні вимоги до референтів 7 РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ РОЛІ ТА ФУНКЦІЙ РЕФЕРЕНТА В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ 10 2.1. Роль та функції секретаря-референта 10 2.2. Організація робооти з документами та прийом відвідувачів 16 2.3. Участь секретаря у підготовці і проведенні нарад 22 РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ РОБОТИ РЕФЕРЕНТА 26 3.1. Поліпшення безпеки праці секретаря-референта 26 3.2. Автоматизація роботи референта 27 ВИСНОВКИ 34 СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 39 ДОДАТКИ 42

Вступление:Актуальність теми курсової роботи. З виникненням писемності в стародавності з’явилася невелика група грамотних людей, що займалася переписуванням різних текстів. Такі письмові копії на Русі відомі ще з XI століття. У XIX столітті в численних департаментах Росії над переписуванням величезного числа паперів і документів трудилися чиновники - титулярні радники. З розвитком технічного прогресу усе більше відчувалася необхідність у створенні високопродуктивних друкарських машин. Перша промислова модель пишучої машини була винайдена в США в 1867 році Н. Шолсом, С. Суле, К. Тлидденом. В даний час на зміну їй прийшов персональний комп’ютер. Безсумнівно, робота з друкування різних документів стала значно легше. Проте діяльність секретарів-референтів не зводиться тільки лише до механічного набивання текстів. Крім цього вони повинні мати ще багато умінь. По суті, секретар-референт - це "права рука" керівника. Метою курсової роботи є розгляд та аналіз ролі та функцій референта в системі управління підприємством. Об’єктом дослідження є секретар-референт ЗАТ „Рошен”, предметом дослідження є роль та функції референта в системі управління. Основними завданнями, які випливають з мети роботи, є: - розглянути теоретично-методологічні основи дослідження професії референта; - здійснити наліз ролі та функцій референта в системі управління; - обґрунтувати шляхи підвищення ефективності роботи референта. Теоретичною основою даного дослідження стало вивчення й творче переосмислення основних досягнень вітчизняної науки в галузі інформаційно-аналітичної діяльності. Інформаційну базу дослідження склали підручники, наукові публікації з обраної тематики, публікації у пресі, матеріали науково-практичних конференцій, власні спостереження. Методи дослідження. Курсова робота ґрунтується на використанні загальнонаукових та спеціальних методів дослідження. У ході написання роботи використовувалися метод порівняння, системного підходу й аналізу. Структура роботи. У вступі обґрунтовується актуальність теми дослідження, вказуються мета й завдання, конкретизуються методи дослідження. Вирішення основних завдань дослідження, визначених їх метою, здійснено шляхом дослідження проблем, згрупованих у трьох розділах. Завершують роботу узагальнюючі висновки за результатами дослідження, список використаних джерел та додатки.  

Выводы:Отже, проаналізувавши усе вищевикладене, можна зробити наступні висновки та узагальнення: Секретар-референт - це обличчя фірми, установи, організації. Людина цієї професії може працювати у державних, акціонерних, малих підприємствах, установах, аудиторських фірмах, фінансових органах, пов’язаних з комерційною та іншими видами діяльності. Спеціаліст з даного фаху може обіймати посади: секретаря-референта, секретаря-керівника (організації, підприємства, установи), розподілювача робіт, секретаря, секретар-друкарки, секретаря- стенографіста, оператора з введенням даних в ЕОМ, працівника відділу кадрів (інспектора, завідуючого), завідуючого канцелярією. Об’єктом дослідження виступає діяльність секретаря-референта на підприємстві ЗАТ „Рошен”. Секретар-референт ЗАТ „Рошен” має легку фiзичну роботу з постiйним робочим мiсцем, так як вiн знаходиться бiльшу частину робочого часу (бiльше 50% або бiльше двох годин) на одному робочому мiсцi, не докладаючи при цьому тяжких фiзичних зусиль. На робочому мiсцi, секретар-референт має допустиму фiзичну навантаженiсть, так як вiн не робить тяжких фiзичних вправ, не проходить протягом робочого дня великих вiдстаней i, взагалi, працює в переважнiй бiльшостi з паперами, що не є сильним фiзичним навантаженням. За характером виконуваної роботи, роботу секретар-референта можна вiднести до працi за встановленим графiком з можливим його корегуванням по ходу дiяльностi. З цього можливо зробити висновок, що характер виконуваної роботи секретар-референта вiдноситься до допустимого класу умов працi. Секретар ЗАТ „Рошен” - одна з головних фігур у безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа. Ефективність і культура обслуговування керівника ЗАТ „Рошен” значною мірою визначаються якістю праці секретаря. Домінуючі види діяльності референта ЗАТ „Рошен”: - виконання технічних функцій по забезпеченню й обслуговуванню роботи керівника організації чи її підрозділів; - одержання для керівника зведень від працівників підрозділів, виклик їх по його дорученнях, організація прийому відвідувачів; - організація телефонних переговорів керівника; - оформлення ділового листування керівника, сортування кореспонденції; - здійснення роботи по підготовці засідань чи нарад, проведених керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце, повістку дня чи засідання наради і їхня реєстрація); - друк за вказівкою керівника різних матеріалів, документації і відправлення їх по адресатах з використанням оргтехніки; - стенографування текстів підготовлюваної керівником документації, протоколів засідань з наступною їхньою розшифровкою і друкуванням на комп’ютері; - складання на прохання керівника різних доповідей, листів, документів; - формування справ відповідно до затверджених правил, забезпечення їхньої схоронності й у встановлений термін здача в архів; - забезпечення керівника канцелярськими приладами, організаційною технікою, створення умов, що сприяють ефективній роботі керівника. Основні функції секретаря ЗАТ „Рошен”, пов’язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна об’єднати в такі групи: - робота з документами; - контроль за станом робочого місця керівника; - організація зв’язку керівника; - організація приймання відвідувачів; - участь у підготовці і проведенні нарад; - організація робочого часу керівника; - підготовка і оформлення відряджень керівника; - оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника; - виконання особистих доручень керівника; - підтримування робочих контактів з підлеглими; - дії в екстрених випадках. Від секретаря ЗАТ „Рошен” залежить, в якому настрої буде відвідувач, вступаючи в контакт з керівником. Тому секретар повинен докласти усіх зусиль до того, щоб чекання прийому було спокійним, доброзичливим, виконувати відносно прості прохання відвідувачів, не створювати штучних труднощів у прийомі громадян. Витрати часу керівника ЗАТ „Рошен” на телефонні переговори становлять 6 % його робочого часу. Постійні і безконтрольні телефонні дзвінки відволікають керівника, порушують режим роботи, не дають змоги зосередитись, викликають потребу вибачатись перед співрозмовником (відвідувачем). Основне завдання секретаря ЗАТ „Рошен” - виключити по можливості більшу частину телефонних звернень до керівника, сприяючи при цьому повному задоволенню вимог абонентів. Для цього секретар глибоко знає функції організації, підрозділів і окремих працівників, щоб адресувати частину питань безпосередньо до них або самостійно на них відповісти. Секретар ЗАТ „Рошен” нагадує керівнику про призначені зустрічі, переговори, участь у різних заходах і вживати заходів щодо кращої їх організації; суворо додержувати встановленого графіку роботи керівника (наприклад, передавати і одержувати документи, здійснювати прийом підлеглих тільки у встановлений час); не допускати втрат часу керівника (керівник не повинен чекати співробітника, абонента, документи, машину та ін.); з повагою ставитись до праці керівника (звертатись до нього слід лише тоді, коли ніхто інший вирішити проблему, що виникла, не може). Для покращення роботи референта ЗАТ „Рошен” пропонуємо впровадження системи автоматизації документаційного забезпечення управління на підприємстві. Ми пропонуємо впроваджувати систему Босс-Референт, розроблену на платформі Lotus Notes. Перша версія Lotus Notes з’явилася в 1989 році й з тих пор стала світовим стандартом колективної роботи підприємств.

Литература:1. Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. - 256 с. 2. Зубенко Л.Г., Немцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навчальний посібник. – К.: ТОВ „УВПК „ЕксОб””, 2003 – 272с. 3. Информационные системы в экономике / Под ред. проф. В.В.Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 243 с. 4. Кавторева Я. Документообіг: організація та ведення. – 4-те вид., перероб і доп. – Х.: Фактор, 2003 – 184 с. 5. Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. Посіб. – К.: МАУП, 2002 – 168 с. 6. Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении. 2000, - 360 с. 7. Кулешов С. Г. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10. - С. 24-27. 8. Кулешов С. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. - 278 с. 9. Кулешов С. Українське документознавство: сучасний стан та перспективи розвитку // Студії з арх. справи та документознавства. - К., 1999. - Т. 4. - С. 95-99. 10. Кушнаренко Н. Новий етап інституалізації науки про документ // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. 11. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 5-9. 12. Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. 2002. № 6. С. 55. 13. Слободяник М. Структура сучасного документа //Вісник Книжкової палати. 2003. – №4. – С.18-21. 14. Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 4. - С. 18-21. 15. Сокова А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Документоведение – 2004. – №4. – С. 29 – 35. 16. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. М., 1986. С.5-30. 17. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11. С. 82–83. 18. Столяров Ю. Від діловодства – до документознавства, від документознавства – до документології // Вісн. Харк. держ. акад. культури. – 2004. – Вип. 14. – С. 96 – 104. 19. Столяров Ю. О новой научной дисциплине - документологии - и ее предмете // Інформаційна та культурологічна освіта на зламі тисячоліть: Матеріали міжнар. конф. до 70-річчя ХДАК / Харк. держ. акад. культури. - Х., 1999. - Ч. 2. - С. 66-71. 20. Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознавства та бібліотечно-бібліографічних наук // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 3. - С. 22-23; 21. Хоменко М.Ф., Грабар О.В. Посібник з діловодства. Видання друге, випр. І доп. – К.: Ґенеза, 2003. – 104 с. 22. Швецова-Водка Г. Значення поняття "документ" у документаційно-інформаційних науках // Культура України: історія і сучасність: Респ. наук.-теорет. конф., 26-28 жовт. 1992 р.: Тези доп. / ХДІК. - Х., 1992. - С. 324-326.  23. Швецова-Водка Г. Співвідношення понять "документ" та "історичне джерело" // Архіви України. - 2001. - № 4-5. - С. 33-56. 24. Швецова-Водка Г. Структура документознавства і його місце серед суміжних наукових дисциплін // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. 25. Швецова-Водка Г. Типологія документа: Навч. посіб. для студ. ін-тів культури. - К.: Кн. палата України, 1998. - 80 c. 26. http://www.boss-referent.ru/ – офіційний сайт Босс-Референт. 27. www.ci.ru/inform22_98/aiti.htm – Система автоматизації документообігу Босс-Референт. 28. www.galaxyit.ru/articles/article_full.php?id=236 – Нові можливості версії Босс-Референт.