Модель керування документацією

Содержание:  ВСТУП.. 3 РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ДОСЛІДЖЕННЯ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ... 5 1.1. Поняття документів і документації 5 1.2. Сутність та основні характеристики управлінської документації 10 РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ МОДЕЛІ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В ОРГАНІЗАЦІЇ 17 2.1. Концептуальні основи керування документацією в організації 17 2.2. Модель керування документацією в організації 21 ВИСНОВКИ.. 28 СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ.. 30  

Вступление:ВСТУП   Актуальність теми курсової роботи. Удосконалення процесів державного керування, підвищення його економічності та ефективності безпосередньо пов’язані з документаційним забезпеченням управлінської діяльності державних органів різного рівня. У сучасних умовах система державного керування в Україні висуває високі вимоги до працівників управлінського апарату через те, що всі вони без винятку працюють із документами та інформаційними базами, що потребує професійних умінь і підготовки з процесів документування управлінської інформації. Документ завжди був об’єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне керування. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв’язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією. На сьогодні спостерігається зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення саме керування документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою справочинства. Метою курсової роботи є розгляд та аналіз моделі керування документацією в організації. Об’єктом дослідження є документація, предметом дослідження є модель керування документацією. Основними завданнями, які випливають з мети роботи, є: -         розглянути поняття документів і документації; -         визначити сутність та основні характеристики управлінської документації; -         здійснити аналіз концептуальних основ керування документацією в організації; -         дослідити модель керування документацією в організації. Теоретичною основою даного дослідження стало вивчення й творче переосмислення основних досягнень вітчизняної науки в галузі керування документацією. Методи дослідження. Курсова робота ґрунтується на використанні загальнонаукових та спеціальних методів дослідження. У ході написання роботи використовувалися метод порівняння, системного підходу й аналізу. Структура роботи. У вступі обґрунтовується актуальність теми дослідження, вказуються мета й завдання, конкретизуються методи дослідження. Вирішення основних завдань дослідження, визначених їх метою, здійснено шляхом дослідження проблем, згрупованих у двох розділах. Завершують роботу узагальнюючі висновки за результатами дослідження та список використаних джерел.  

Выводы:ВИСНОВКИ   Отже, проаналізувавши усе вищевикладене, можна зробити наступні висновки та узагальнення: Документ  - це матеріальний носій із закріпленою на ній соціальною (функціонуючою в суспільстві) інформацією, в т.ч. науковою, навчальною, виробничою. Сукупність оформлених за певними правилами документів, що використовуються в управлінській діяльності, називається управлінською документацією. Більшу частину документаційного фонду установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції керування. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів. Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій. Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям керування, більш ефективного використання обчислювальної техніки. Управлінські документи становлять ядро документації установи. В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків. Особливо велике значення має документаційне забезпечення керування у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Документаційне забезпечення керування – це термін, який характеризує перехідну стадію від традиційного справочинства до керування документацією. Взагалі термін «керування документацією» розповсюджений у світі. Стандартизація керування документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами в галузі управлінської діяльності. Саме стандартизація політики та процедур керування документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур – більш швидкий та ефективний пошук документної інформації. Модель керування документацією в організації містить розробку, узгодження, перевірку, затвердження, ідентифікацію, реєстрацію, розповсюдження, облік, зберігання, перегляд, актуалізацію, вилучення та знищення документів. Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій керування як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні. У сфері справочинства необхідно подальше вивчення можливостей застосування в Україні стандарту ІSO 15489-2001 «Інформація та документація – Керування документацією». Також необхідно здійснити перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях керування, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій. Суттєвим є і виокремлення керування документацією в окрему сферу діяльності, самостійну функцію державного керування, яка потребує власного механізму державного регулювання.  

Литература:СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ   1.           Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” від 17 жовтня 1997р. №1153 // Офіц. вісн. України. – 1997. – № 43. 2.           Астахова Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. – 2005. – № 2. 3.           Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. - 256 с. 4.           Зубенко Л.Г., Немцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навчальний посібник. – К.: ТОВ „УВПК „ЕксОб””, 2003 – 272с. 5.           Информационные системы в экономике / Под ред. проф. В.В.Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 243 с. 6.           Кавторева Я. Документообіг: організація та ведення. – 4-те вид., перероб і доп. – Х.: Фактор, 2003 – 184 с. 7.           Козоріз В.П., Лаписька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. Посіб. – К.: МАУП, 2002 – 168 с. 8.           Козырев А.А., Информационные технологии в экономике и управлении. 2000, - 360 с. 9.           Кулешов С. Г. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10. - С. 24-27. 10.       Кулешов С. Перспективні напрямки наукових досліджень у спеціальному документознавстві // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. - 278 с. 11.       Кулешов С. Українське документознавство: сучасний стан та перспективи розвитку // Студії з арх. справи та документознавства. - К., 1999. - Т. 4. - С. 95-99. 12.       Кушнаренко Н. Новий етап інституалізації науки про документ // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. 13.       Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 5-9. 14.       Ларин М.В. Управление документацией теория и практика // Делопроизводитель. – 2001. – № 1. 15.       Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. 2002. № 6. С. 55. 16.       Митченко О.Ю. Применение международного стандарта ИСО 15489-2001 при создании системы управления документацией в организации // Секретарское дело. – 2004. – № 6. 17.       Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (Требования международного стандарта ИСО 14489-200) // Делопроизводство. – 2005. – № 1. – С. 50 – 53. 18.       Слободяник М. Структура сучасного документа //Вісник Книжкової палати. 2003. – №4. – С.18-21. 19.       Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 4. - С. 18-21. 20.       Сокова А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Делопроизводство. – 2004. – № 4. – С. 4 – 8. 21.       Сокова А.Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Документоведение – 2004. – №4. – С. 29 – 35. 22.       Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. М., 1986. С.5-30. 23.       Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11. С. 82–83. 24.       Столяров Ю. Від діловодства – до документознавства, від документознавства – до документології // Вісн. Харк. держ. акад. культури. – 2004. – Вип. 14. – С. 96 – 104. 25.       Столяров Ю. О новой научной дисциплине - документологии - и ее предмете // Інформаційна та культурологічна освіта на зламі тисячоліть: Матеріали міжнар. конф. до 70-річчя ХДАК / Харк. держ. акад. культури. - Х., 1999. - Ч. 2. - С. 66-71. 26.       Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознавства та бібліотечно-бібліографічних наук // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 3. - С. 22-23; 27.       Хоменко М.Ф., Грабар О.В. Посібник з діловодства. Видання друге, випр. І доп. – К.: Ґенеза, 2003. – 104 с. 28.       Швецова-Водка Г. Значення поняття "документ" у документаційно-інформаційних науках // Культура України: історія і сучасність: Респ. наук.-теорет. конф., 26-28 жовт. 1992 р.: Тези доп. / ХДІК. - Х., 1992. - С. 324-326.  29.       Швецова-Водка Г. Співвідношення понять "документ" та "історичне джерело" // Архіви України. - 2001. - № 4-5. - С. 33-56. 30.       Швецова-Водка Г. Структура документознавства і його місце серед суміжних наукових дисциплін // Cтудії з архівної справи та документознавства - К., 2004. Т. 12. 31.       Швецова-Водка Г. Типологія документа: Навч. посіб. для студ. ін-тів культури. - К.: Кн. палата України, 1998. - 80 c.